Como ser organizador do seu próprio evento?

Tempo de leitura: 4 minutos

Os eventos corporativos estão cada vez mais voltados para as experiências oferecidas aos participantes, e, em meio a esse contexto, as novidades do setor, passaram a se basear cada vez mais em sustentabilidade, uma responsabilidade social adotada pelo mundo empresarial.

A preocupação com o meio ambiente faz com que as empresas adotem medidas concretas e treinem seus colaboradores nesta forma de trabalho, fazendo com que os eventos corporativos seguissem na mesma direção.

Dessa forma, boa parte das tendências para eventos corporativos trazem como um de seus principais benefícios para o setor o enfoque na sustentabilidade. E praticamente quase todas elas estão aliadas à tecnologia, que promete transformar congressos, palestras, entre outros eventos, em ocasiões muito mais interessantes.

Pensando não só em como organizar um evento corporativo, mas também na participação de tudo o que vai acontecer, seria uma boa alternativa para o idealizador do evento participar ou até mesmo organizar o seu próprio evento. Não podendo mostrar os seus interesses particulares, mas enfatizando os interesses de sua empresa, sempre deixando muito claro os objetivos gerais e específicos e os princípios da empresa. Quer saber como ser o organizador do seu evento e pensar na sua empresa e em seus convidados!? Então continue essa leitura, porque aqui vamos te dar dicas de como fazer as coisas acontecerem!

Suas ideias, suas estratégias, seus desejos, onde queremos chegar.

Existe uma gama muito grande de tipos de eventos, de pequeno a grande porte, nacional e internacional. Neste caso, a dimensão terá que ser analisada, mas, vamos começar com a definição da estratégia. Para dar início a tudo é preciso definir:

  • Qual o foco de realizar o evento? (posicionamento, marketing – venda, relacionamento, lançamento)
  • Qual o público que deseja alcançar?
  • Qual o perfil desse público? (clientes, fornecedores, parceiros, entre outros)
  • Aonde quer chegar com esse evento?
  • Quantas pessoas estarão envolvidas, convidadas? (expectativa de números)
  • Onde realizarei o evento? (Analisar a facilidade da infraestrutura, mobilidade, aeroporto, hotel)

Ao definir o público é possível concluir se o seu evento será interno ou externo. No caso de um evento interno é preciso focar os resultados, motivação, melhorias, criar uma situação favorável para que todos os colaboradores se unam em prol do contexto para o qual o evento foi proposto. No caso de externo a estratégia deverá seguir por outros caminhos, relacionamento, estreitamento, solidez e, sobretudo, apresentar os resultados a serem alcançados com o evento em questão.

Na hora de dar início ao seu evento, coloque tudo no papel e lembre-se de que nesse momento você deve dar atenção a diversos pontos da sua empresa, certifique-se de que você colocou no papel:

  • O objetivo geral e específico;
  • Se houver algum tema, deverá descrevê-lo para ambientar e posicionar todos os envolvidos; qual o tempo (duração);
  • Quais os recursos necessários para a produção;
  • Será patrocinado/apoio ou recurso próprio (definição do orçamento);
  • Definir a equipe de trabalho;
  • Formas e estratégias de comunicação, convites e avaliação pós-evento.

Feito tudo isso é hora de darmos um passo em direção ao sucesso dando início ao planejamento do evento. Agora o tempo é algo primordial, portanto o cronograma dever ser feito o mais rápido possível, estabelecendo as prioridades e definindo as equipes que serão designadas para cada tarefa.

  • Relacione todos os detalhes burocráticos que irão compor a construção e a validação do seu evento;
  • Faça cotação com fornecedores de acordo com a necessidade;
  • Exija contratos detalhados de todos os fornecedores e prestadores de serviço;
  • Promova reuniões de relacionamentos e alinhamento com fornecedores;
  • Prepare um check list do evento com todos os setores e os responsáveis por cada tarefa;
  • Definir a grade de programação do evento;
  • Prepare um meio de comunicação direta com todas as informações;
  • Analise a necessidade de organizar um coffee break, e lembre-se, é preciso fazê-lo em um ambiente distinto do de seu evento;
  • Procure contratar os melhores serviços e profissionais, isso eles trarão para o seu evento os melhores resultados. Sendo assim neste momento é extremamente importante buscar por referências sobre a empresa, profissional, serviço, buscando sempre garantir a exclusividade da ocasião e a qualidade de atendimento.

 

Lembre-se sempre que o evento pode até ter acabado, mas seu trabalho ainda não. Após o evento não se esqueça de ouvir a opinião de seus convidados, peça um feedback com uma avaliação sobre o acontecimento, afinal você quer sempre surpreender seus convidados em um próximo evento. Ouça o que seus convidados têm a dizer e faça anotações elas serão uteis para que seu próximo evento atinja um grau de excelência para você e para seus convidados.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *