Seis dicas para organizar seu evento corporativo!

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Reuniões, congressos, workshops ou comemorações. Não importa a ocasião, um evento corporativo tem que marcar positivamente clientes e/ou funcionários.

Pensando nisso, elaboramos um miniguia com seis dicas para que o encontro promovido pela sua empresa renda bons frutos. Confira abaixo:

  1. Diálogo do RH com participantes

É essencial que os envolvidos na organização do evento conheçam quem participará do encontro. É preciso compreender o público-alvo, idade, sexo, faixa salarial, e descobrir o que eles esperam da ocasião. Do contrário, corre-se o risco de oferecer uma programação desinteressante, como por exemplo, uma longa palestra para pessoas da geração Y.

  1. Comissão democrática

O envolvimento de todas as áreas que se beneficiarão do evento é primordial. Para isso, o ideal é criar uma comissão com um representante de cada setor participante. Estas pessoas podem trazer sugestões e falar das suas expectativas – além de se sentirem incluídas no processo de planejamento. Nesse momento, é papel dos produtores orientar a discussão, rejeitar e aceitar as ideias.

  1. Transformar o evento em experiência

Aulas de circo, a criação de uma escola de samba e até hipnose coletiva – todas são formas inovadoras e inesperadas quando se trata de realizar eventos corporativos. Além disso ao transformar o encontro em um momento lúdico, a equipe fica mais unida e aumenta o engajamento com a empresa, e também, desperta sentimentos novos capaz de mudar velhos hábitos.

  1. Oportunidade para encontros

Uma das partes mais interessantes dos eventos corporativos é permitir o encontro de colegas que não se conhecem pessoalmente. Por isso, é importante dedicar uma parte da programação para este fim, especialmente para que representantes ou funcionários de outros estados possam ser apresentados a seus superiores. Isso faz com que o colaborador se sinta reconhecido!

  1. Atrelar tecnologia

Inovações tecnológicas são grandes aliadas na hora de preparar o evento corporativo. Aplicativos específicos criados para a ocasião, por exemplo, ajudam a manter todos informados sobre a programação e permitem colher dados sobre os participantes – como medidas para confecções de roupas, restrições alimentares, etc. -, além de serem úteis para compartilhar fotos do encontro. Esses recursos também mostram que a empresa está preparada para um futuro cada vez mais tecnológico, mostrando que é capaz de se adaptar.

  1. Dando continuidade

Os objetivos e temas debatidos no evento não podem ser esquecidos para que sejam, de fato, alcançados. Para garantir a eficiência de um encontro ou workshop é necessário, planejar como os colaboradores aplicarão o que foi discutido no dia a dia da empresa. Além disso, a continuidade do evento deve estar em parte no orçamento planejado para o evento, afinal ele precisa ser estimado tanto para o dia do evento quanto tudo o que ele envolve, tanto antes quanto depois.

Não se esqueça de que, o ponto de partida para a organização e realização do evento corporativo de sua empresa, antes dos detalhes, é definir o orçamento disponível. A orçamento vai definir a escolha do espaço, da decoração, do buffet, etc. Nesse primeiro passo e não menos importante que os outros, fazer uma planilha pode lhe auxiliar na hora de organizar tudo o que ainda precisa ser feito.

Uma boa dica para que o orçamento não fique muito restrito é, a busca por patrocínios que podem se transformar em parcerias que vão além do evento em si.

Planejar e colocar um evento corporativo em prática não é tarefa fácil, ainda mais difícil é saber se tudo foi executado como o previsto e esperado, para isso é preciso realizar um pós-evento captando a impressão do público participante, e também, dos profissionais que auxiliaram para que a realização desse evento fosse possível.

Quanto aos convidados, se você promoveu seu evento de forma online, e possui uma lista de e-mails, fica fácil mandar uma mensagem. Agradeça a presença e convide a pessoa a dar sua opinião sobre algo que gostou, ou não, abrindo espaço para sugestões e críticas. Os convidados são o item mais importante de qualquer produção, portanto, obter este feedback é muito importante para manter a qualidade do seu trabalho. O mesmo vale para sua equipe e a empresa que contratou para auxiliar na organização do evento: dialogue, pergunte tudo sobre o evento e esteja aberto a ouvir para crescer.

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