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Entenda como escolher as melhores mobílias e decoração, como conduzir a cerimônia e posicionar as autoridades em seus devidos lugares e muito mais!
Ao organizar um evento corporativo, é de fundamental importância entender o que é, como funciona e como conduzir um cerimonial, ou seja, cumprir as formalidades de acordo com a situação, seguindo uma sequência. Além disso, deve-se atentar também aos protocolos referentes a cerimônia que determinam todas as regras do evento. Pensando em esclarecer todas as dúvidas sobre este assunto, neste post vamos dar dicas de como fazer um bom cerimonial, seja para qual for o acontecimento: reuniões, treinamentos e outros. Confira:
Como deve ser o palco
Inicialmente, considerando que o evento será realizado em um auditório, iremos explicar sobre como deve ser a disposição da mobília no palco. Levando em conta a visão a partir do auditório, a tribuna do mestre de cerimônias deverá ficar à esquerda e o pavilhão de bandeiras à direita, na seguinte ordem: bandeira nacional no meio, bandeira do estado à direita e bandeira municipal à esquerda. Já a mesa das autoridades tem de ser posicionada ao centro e o posicionamento de cada componente deve ser com base na hierarquia, sendo que a maior autoridade fica ao centro da mesa, a segunda autoridade fica à sua direita e a terceira fica à esquerda.
O papel do mestre de cerimônias
Toda a solenidade, do início ao fim, deve ser conduzida pelo mestre de cerimônias. O ideal é escolher um profissional com experiência nesta área e que tenha conhecimentos sobre como exercer esta função da forma mais discreta e elegante possível. A linguagem utilizada deve ser formal, sem que sejam cometidos erros de português. Em sua fala, ele deve apontar, incialmente, o objetivo do evento e, na sequência, os responsáveis e possíveis patrocinadores e apoiadores. Em seguida, apresentar os membros da mesa solene e solicitar a execução do Hino Nacional. Só depois disso que fica liberada a palavra para os discursos. Não é necessário que todas as autoridades discursem, porém, quem optar por fazê-lo deve ser orientado a ser conciso e ter um tempo estipulado.
Organização do evento
Há alguns pontos fundamentais que devem ser observados ao realizar a organização de um evento. Para não correr o risco de deixar passar nada importante e conseguir ter um controle de tudo, vale a pena anotá-los e conferi-los sempre. Você deve lembrar de ter um material de suporte composto por: toalha branca, jarra com água e taças para a mesa de autoridades, lista de convidados, crachás (se necessário), livro de presença, áudio do hino nacional e um roteiro para o mestre de cerimônias. Além disso, é essencial providenciar uma mesa para recepção dos convidados, mesa para autoridades e suas respectivas cadeiras, pavilhão com mastros e bandeiras e a tribuna. Pode parecer difícil reunir todos itens, mas, normalmente, lugares próprios para a realização deste tipo de evento incluem tudo no pacote, consulte as condições.
Decoração
Ao contrário de uma festa, por exemplo, a decoração de um cerimonial não deve ser ousada e inovadora, neste caso, apostar em uma decoração simples, discreta, elegante e minimalista é o mais adequado. Isso porque os ornamentos não devem chamar mais atenção que as próprias autoridades presentes, além de dar um aspecto mais harmônico, proporcionando conforto aos presentes. Ao escolher os arranjos de flores, lembre-se de optar pelos tamanhos menores que 20 centímetros de altura para ficar sob a mesa, caso ultrapassem esse limite, o ideal é coloca-lo em frente a mesa, no chão. Lembre-se que as mesas devem ter toalhas discretas, de preferência de cor branca ou seguindo as cores com padrão da empresa.
Composição da mesa oficial
A composição da mesa oficial segue critérios hierárquicos, sendo que a condução de cada convidado bem como a identificação de seus lugares deverá ser realizada pelo cerimonialista. O ideal é que a mesa tenha sempre, em média, sete convidados, pois não é adequado ter muitas pessoas. Além disso, optar pela composição em número ímpar facilitará a organização da disposição das pessoas, uma vez que o convidado mais importante deve sempre ficar ao centro, ao seu lado direito, deve ficar a segunda pessoa mais importante e ao esquerdo, a terceira pessoa mais importante, e assim sucessivamente. Também é necessário atentar-se a servir água às autoridades sempre pela direita e retirar as coisas da mesa pelo lado esquerdo.
Esteja preparado para imprevistos
Mesmo seguindo a risca todos os protocolos e as regras para organização de um cerimonial, imprevistos podem acontecer, por isso, tendo conhecimento e domínio sobre como deverá ser o evento do começo ao fim, pode facilitar e ajudar a estar preparado para possíveis situações indesejadas, como por exemplo, a ausência de algum profissional ou fornecedor, algum problema técnico. Nestes casos, o importante é manter a calma e ter flexibilidade para resolver tudo da forma mais sensata e agradável possível.
Onde realizar o cerimonial
Caso o seu cerimonial esteja programado para acontecer em Campinas ou Sorocaba, no estado de São Paulo, lembre-se de que a Rede Nacional Inn está presente nestas cidades com diversas opções com ótima infraestrutura e muito bem localizados. Os hotéis contam com centro de convenções, auditórios e áreas especiais com toda estrutura para realização de eventos corporativos e cerimônias. Em Campinas, estão o Euro Suit Campinas, Nacional Inn Campinas Trevo, Golden Park Campinas Viracopos, Dan Inn Campinas Cambuí, Nacional Inn Cambuí Campinas Residence e Dan Inn Campinas Anhanguera. Já em Sorocaba são os seguintes hotéis: Nacional Inn Sorocaba, Dan Inn Sorocaba e Golden Park Sorocaba e Convenções. Saiba mais em www.nacionalinn.com.br.
É inegável que organizar eventos e planejar um bom cerimonial requerem muito planejamento e atenção, mas, com certeza, seguindo estas dicas você conseguirá facilitar bastante o processo e ter muito sucesso! Se tiver alguma informação sobre este assunto, compartilhe com a gente nos comentários, vamos adorar saber!
Nacional Inn Sorocaba
Dan Inn Sorocaba
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