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Tem emoção maior do que assistir a um show ao vivo de sua banda ou cantor favorito? Com certeza essa sensação está entre um dos maiores prazeres da vida, não é mesmo? Mas para que você e outras milhares de pessoas possam sentir essa alegria, há um grande trâmite por trás da organização do evento e que requer atenção em diversos aspectos. Se você está planejando organizar um evento musical, chegou ao post certo! Aqui, vamos te dar várias dicas sobre como fazer isso de maneira prática e eficaz, confira:
Comece escolhendo o dia do evento
O primeiro ponto a ser decidido para começar a organização de um evento musical, é a data em que será realizado. Somente com esse ponto definido você conseguirá programar todos os outros. Neste caso, é muito importante assegurar-se de que não terão outros shows e eventos na cidade ou região no mesmo dia, pois isso pode dividir o público. Além disso, é necessário verificar a disponibilidade e a agenda da atração musical escolhida para se apresentar, afinal, de nada adianta escolher o dia e não ter quem cantar!
Organize os principais pontos e parte financeira
Após definir a data do evento, nossa sugestão é que faça uma lista levantando os principais pontos a serem contratados e comprados. Assim, fica mais fácil manter tudo controlado e organizado, sem perder prazos ou esquecer atividades. Neste caso, é muito importante que cada item tenha um responsável, pois em caso de necessidade, você saberá quem contatar e quem poderá resolver possíveis problemas. Agora também é a hora de definir um orçamento e como cada parte da verba será distribuída.
Contratando a atração musical e demais fornecedores
Chegou a hora de contratar a tão esperada atração musical. Aqui, é muito importante ficar atento às cláusulas contratuais, pois, além do cachê, podem haver exigências como hospedagem, traslado, alimentação, segurança e outras que devem ser cumpridas a risca. Por outro lado, você, enquanto organizador do evento, também se resguardar e incluir cláusulas que te protejam em possíveis contratempos. E, obviamente, esteja atento aos valores, pois eles devem caber no seu orçamento.
O mesmo vale para as demais contratações de equipes de som, montagem, limpeza, segurança, parte técnica. Lembre-se sempre de optar por empresas renomadas, sérias e competentes, para ter certeza disso, pesquise eventuais processos na justiça e atente-se às indicações.
Onde será realizado?
É hora de definir onde será realizado evento. Para escolher essa questão, é preciso analisar qual será o público estimado. Caso a banda ou cantor escolhido não seja tão popular, um local muito grande pode ser inadequado. Porém, se seu evento tiver intuito de ser mais intimista, o ideal é escolher um local menor, tudo vai depender de suas expectativas e objetivos. Paralelamente, não esqueça de avaliar se o local será fechado ou ao ar livre, no caso da segunda opção, deve-se estar preparado para o clima, tendo estrutura para chuva. Já se for escolher por um local fechado, tenha atenção redobrada com saídas de emergência e circulação de ar. Em ambas hipóteses, o organizador tem que pensar e programar a quantidade correta de banheiros, acessibilidade, boa acústica e fácil acesso de ônibus e táxis, por exemplo.
Escritório Central de Arrecadação e Distribuição – ECAD
Este item é imprescindível para realização do seu show, pois, qualquer evento musical deve seguir as obrigações do ECAD – Escritório Central de Arrecadação e Distribuição, órgão fiscalizador dos direitos autorais. Acesse o site www.ecad.org.br para saber mais informações sobre as taxas, pois elas variam de acordo com o tipo de evento.
Roteirize o evento
Para que tudo saia da melhor maneira possível, é necessário organizar uma programação a ser seguida, faça um roteiro com horários e ordem que as atividades devem acontecer, incluindo todas as atrações a serem apresentadas como shows de abertura, principal e encerramento. Lembre-se de considerar tempo de deslocamento dos artistas, trocas de figurino, preparação do palco e outros trâmites. Uma importante questão aqui, é reservar um tempo para a passagem de som, pois é nessa hora que a equipe técnica poderá identificar qualquer problema e providenciar a devida solução.
Por fim, não se esqueça da contratação de um gerador, pois em caso de queda de energia o evento seguirá normalmente.
Divulgando o evento
Após tudo organizado, você pode iniciar a divulgação do seu evento. Ela será essencial para atrair o público desejado e conseguir realizar a venda dos ingressos. Invista em canais digitais como redes sociais e também nos tradicionais como anúncios em rádios locais e outdoors. Outra boa dica é apostar na divulgação através de promoters, pois eles podem também ficar responsáveis pela venda dos ingressos.
Com certeza, seguindo essas dicas você conseguirá organizar um evento musical de muito sucesso!
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