9 dicas para planejamento e organização de eventos

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Planejamento e organização de eventos corporativos são desafios bastante grandes que devem ser bem planejados por envolver vários detalhes e atividades com complexidades diversas.

É necessário trabalhar com antecedência para definir as etapas e a execução de todas as necessidades que se façam necessárias para que o evento seja realizado com sucesso.

Eventos corporativos podem ser de diversos tipos, como treinamentos, apresentação de serviços e produtos, feiras, reuniões de acionistas e empregados, entre outros e todos eles devem escolher um local adequado para eventos, de acordo com cada conceito e proposta.

Dicas para planejamento e organização de eventos

Vamos apresentar 9 dicas para você deslanchar com seu evento.

1. Proponha os objetivos e metas do evento

A primeira dica de planejamento e organização de eventos é a relacionada a definição dos objetivos e metas a serem alcançadas.

Quando se estabelecem essas referências, é possível adotar estratégias para que sejam atendidas e funcionam como um norte a ser alcançado.

Esse é um importante aspecto do planejamento do evento que tem maior chance de sucesso quando se conhecem claramente os objetivos e alcance que o evento deverá ter.

2. Trabalhe com um orçamento

Elaborar um orçamento para eventos é pré-requisito para conseguir atender a um planejamento e organização, seja para eventos empresariais com garantia da qualidade desejada, ou outros tipos. Sempre com foco em traçar limites de gastos dentro do previsto.

Contudo, é importante entender que a peça orçamentária deve ser acompanhada com frequência, sendo analisados os eventuais desvios para que sejam corrigidos. O orçamento tem de funcionar como um instrumento de limite de investimentos e permitir que a organização do evento seja realizada dentro da previsão.

3. Escolha a programação e palestrantes

Definir no planejamento e organização de eventos a programação e os palestrantes ou atrações do evento são ações que têm de ser definidas com bastante antecipação, pois somente assim é possível conciliar agendas e a confirmação de presença desses convidados.

Definir um cronograma é preciso para deixar claro inclusive o planejamento das apresentações e assim possibilitar melhor organização e sucesso na realização do evento.

4. Defina a quantidade de pessoas que serão convidadas

Saber qual o número de convidados é fator crítico de sucesso para um adequado planejamento e organização de eventos.

A importância desse item se relaciona a escolha do local e o atendimento ao orçamento do evento, para que não ocorram transtornos e perdas para os organizadores.

Não há como realizar um evento onde a quantidade de convidados seja desconsiderada.

5. Estabeleça as datas e local do evento

Para se alcançar um planejamento e organização de eventos de qualidade é preciso trabalhar com a definição clara das datas e locais onde se realizarão.

Sem tais definições nada poderá ser realizado, pois a definição de ambas irão impactar diretamente nos demais detalhes do evento. Conciliar a quantidade de convidados, palestrantes e atrações, com as datas e locais é fundamental para ter sucesso.

6. Selecione os fornecedores

Manter a contratação de fornecedores de qualidade e profissionais tem a maior importância para atingir os melhores resultados em eventos, principalmente nos corporativos, em que as exigências de participantes, normalmente é mais intensa.

Empresas que organizam eventos normalmente contam com parcerias que atendem as mais variadas demandas com fornecedores que possam cumprir suas responsabilidades com alto desempenho e qualidade. Por isso, são importantes ser contratadas.

7. Faça uma divulgação adequada

Não adianta se empenhar num excelente planejamento e organização de eventos se a comunicação não for bem feita.

Investir em divulgação do evento de maneira estruturada é a melhor maneira de conseguir maior adesão a sua iniciativa e ter sucesso com os resultados esperados.

8. Invista na tecnologia

Não deixe de investir em recursos tecnológicos na realização de seu evento corporativo.

Seus benefícios contemplam tanto a parte de controle, como seus acompanhamentos, na segurança de acesso, vendas de ingressos e pagamentos, assim como em produtividade na organização e realização do evento, que terá mais qualidade.

9. Acompanhe os resultados do evento

Por fim avalie os resultados do evento, tanto pela questão de agregar valor e conhecimento aos participantes como os retornos que o evento trouxe quanto as expectativas de aumento de negócios.

 

Considerações finais sobre planejamento e organização de eventos

Apresentamos dicas de planejamento e organização de eventos e ressaltamos que a escolha de um local de alto nível para a realização de eventos é fundamental para seu sucesso.

São Carlos, no interior de São Paulo é uma cidade com grande potencial de realização de eventos corporativos, por ter uma grande quantidade de indústrias e atividades econômicas, além de ser conhecida como a capital nacional da tecnologia, com atuação marcante de atividades de pesquisas e estudos sobre inovação e tecnologia.

Além de ser destaque nas atividades do agronegócio.

Por todas as características é uma cidade onde o mercado de eventos se destaca, sendo um excelente local de oportunidades nesse segmento.

E diversos eventos podem ser realizados nas instalações do Hotel Nacional Inn São Carlos que dispõe de completa estrutura de hospedagem e espaços, sendo ainda muito bem localizado.

Não se esqueça de deixar seu comentário quanto a planejamento e organização de eventos .