10 dicas essenciais para contratar uma agência de eventos

Tempo de leitura: 4 minutos

A organização de eventos corporativos requer técnicas e conhecimentos específicos para que o resultado saia como o esperado. Não há dúvidas de que planejar e organizar a logística, considerando orçamento, profissionais qualificados e serviços de qualidade é um enorme desafio. Por isso, muitas pessoas que estão nesta situação, acabam optando por contratar uma agência especializada em eventos. Este tipo de serviço conta com equipe especialista no assunto e, normalmente, já tem contato direto com fornecedores, facilitando ainda mais sua vida. Separamos, neste post, as 10 dicas essenciais para que você fique atento e informado e possa contratar a melhor agência de eventos. Boa leitura!

Pesquise indicações, referências e trabalhos anteriores da agência

Assim como a contratação de qualquer tipo de serviço, é de extrema importância pesquisar o histórico da agência em questão. Procure avaliações na internet ou de conhecidos que já tenham utilizado o serviço, peça referências e portfólios. Este passo é decisivo para que você tenha certeza de que está escolhendo uma empresa que seja capaz de cumprir com seus objetivos e expectativas, além de avaliar a confiabilidade e credibilidade dela. 

Assuma responsabilidades junto à empresa

É claro que ao contratar este tipo de serviço, você busca por tranquilidade e praticidade na execução dos processos. Porém, é muito importante acompanhar ou elencar alguém de sua confiança para acompanhar o andamento de perto. Isso, pois, mesmo que a maioria das tarefas fique sob responsabilidade da empresa, você terá que fazer escolhas importantes, além de conseguir perceber e resolver qualquer intercorrência com agilidade. A dedicação é essencial de ambos os lados. 

Atente-se a escolha dos fornecedores

Na mesma linha da dica acima, indicamos que acompanhe de perto a escolha dos fornecedores, sobretudo dos mais importantes como buffet e decoração, por exemplo. Normalmente, as agências têm contatos com parceiros, mas nem sempre eles podem ser de seu agrado, por isso a importância de sua interação. Lembre-se de avaliar com cautela as propostas e valores e fique a vontade para negociar, se necessário. 

Tenha um orçamento pré-definido 

Para evitar situações desagradáveis e acabar fechando o orçamento no vermelho, planeje com a empresa quais serão os gastos e quanto você está disposto a investir. Somente com essa informação será possível definir todo o andamento do evento. Além disso, deixe claro quais são suas expectativas e o que você considera essencial, assim a empresa poderá te auxiliar e o risco de você se decepcionar diminui muito. 

Confie na agência e dê liberdade

Conforme dissemos acima, você ou alguém elencado por você deverá acompanhar de perto os andamentos. Porém, deve haver um limite entre acompanhar e atrapalhar o trabalho da empresa. Após fazer a pesquisa, pegar indicações e conhecer o portfólio, para que as coisas saiam bem, você deve deixar a empresa trabalhar. Afinal, se você a escolheu é porque confia, não é mesmo? Organizar eventos não é uma tarefa fácil, por isso, escute os profissionais qualificados e dê ouvidos a experiência deles. 

Combine como serão os contatos

Uma boa dica para estabelecer limites agradáveis para ambos os lados, contratante e contratado combinem, incialmente, como, com que frequência e por quais canais se darão os contatos. Assim, não há risco de incomodar, sobrecarregar ou ser inconveniente com telefonas e cobranças fora de horário, ficando harmônico para todos. 

Exponha suas expectativas

Apesar das empresas/ agências terem vasta experiência no assunto, organizar um evento exige escolhas que podem ser muito pessoais e individuais, afinal, cada um tem seu gosto. Pensando nisso, alinhe junto à empresa quais são suas expectativas, sempre de acordo com o orçamento estabelecido, e combinem quais serão as medidas tomadas em caso de imprevistos. Ter um plano B te deixará mais tranquilo e proporcionará tranquilidade para os organizadores. 

Formalize tudo

Ao contratar um prestador de serviço de qualquer área é de fundamental importância formalizar os acordos firmados por meio de um contrato legal. Este documento deve conter tudo o que foi combinado, prazos, valores, direitos e deveres de cada parte, assim, ninguém sai perdendo e todos podem trabalhar com segurança e tranquilidade. O ideal é procurar uma assessoria jurídica para proceder corretamente. Com certeza é um investimento que irá resguardar ambas as partes.

Tenha consciência do seu papel

Apesar de poder contar com toda experiência de uma agência, há diversas decisões que devem ser tomadas para a organização e execução de um evento. Você deve lembrar-se disso a todo momento e ter consciência de que a palavra final é sempre sua. Respeite a credibilidade da empresa escolhida, ouça os conselhos, mas saiba que quem toma as decisões é sempre você. 

Conviva em harmonia

Por último, mas não menos importante, lembre-se de que todos estão trabalhando por um objetivo em comum: promover um evento de sucesso. Por isso, mantenham uma relação de harmonia e respeito e trate todos com profissionalismo e educação sempre. 

Gostou das dicas? Com certeza você conseguirá contratar uma ótima agência e ter ume vento de sucesso!