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Todos sabemos o quanto a tecnologia auxilia em diversas tarefas diárias, mas já imaginou associar a tecnologia ao seu evento? É possível utilizar de diversas ferramentas disponíveis para dar uma alavancada em seu evento, informar os convidados sobre as atividades disponíveis, pedir feedbacks, agradecer a presença dos participantes, divulgar patrocinadores e muito mais.
A importância da tecnologia no Brasil(excelente para o casal dormir, lugar tranquilo e com acomodações pacatas nos hotéis longe do centro) fica clara logo no início do processo de organização do evento. A inscrição eletrônica e o check-in automatizado trazem inúmeros benefícios tanto para os organizadores quanto para os participantes. A automatização do check-in é um exemplo de como fazer bom uso da tecnologia a favor do seu evento. Ela dá fim à filas, que, logo na entrada do evento prejudicam a ambientação dos convidados.
O mesmo vale para a rede de Wi-Fi, visto que canetas e blocos foram substituídos por tablets e laptops é fundamental que o público tenha à sua disposição acesso Wi-Fi e estação com carregadores, dessa forma seus convidados podem fazer suas anotações, compartilhar informações e estar conectado com o resto do mundo durante o tempo que passará no evento.
Para os organizadores, alguns serviços prestados pelas empresas especializadas fazem toda a diferença e dão aquela mãozinha no complicado processo de gestão do evento. Em se tratando de tecnologia, vale a pena consultar uma agência de eventos para saber qual é a melhor forma de otimizar o seu projeto. Os sistemas online de gerenciamento completo do evento contemplam o processo de ponta a ponta, do cadastro de briefing às reservas e pagamentos.
Além de todas as facilidades que a tecnologia proporciona, a informatização chegou também a outras etapas, como os formulários para inscrição e cadastro (com campos personalizáveis); a atualização da rooming list; a geração automática de links para os clientes baixarem vouchers em PDF; e diferentes relatórios, como de reservas, financeiro e de estoque.
Existem alguns aplicativos que facilitam muito na hora de organizar um evento corporativo, veja os que separamos para você e utilize aquele mais se adapta à sua necessidade:
- Evernote
Esse aplicativo melhora não só a sua produtividade como a de sua equipe também. Com ele você pode fazer anotações a qualquer momento e lugar, além de conseguir encontra-las facilmente depois. É um app de anotações e lembretes incrível para auxiliar na organização do seu evento. Ele possui uma versão gratuita e uma paga que abrange algumas funcionalidades extras, como gravação de notas mesmo sem internet, fazendo sincronização com a nuvem assim que estabelecer uma conexão. Na versão paga é possível permitir que outras pessoas editem os arquivos, além de possuir um espaço mais de armazenamento.
- Trello
Dependendo do porte do evento, organizar tarefas, seus responsáveis e acompanhar a execução pode ser algo complexo. Por isso, contar com aplicativos para esse gerenciamento é essencial!
O Trello é um app bastante conhecido por ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos no formato de listas e que permite ajustes de acordo com a necessidade do usuário. Ele serve para estruturar tarefas da forma mais completa e simples possível, permitindo a definição de prazos e data de entrega, a adição de check-lists, comentários, etiquetas, anexos. Isso tudo com opções de notificações via desktop ou por e-mail, garantindo que nada seja entregue ou resolvido fora do prazo.
Nele você pode atribuir um quadro (card) para cada etapa do processo de organização do seu evento: planejamento, produção e pós-evento. Ele já vem pré-configurado com as opções “A fazer”, “Em progresso” e “Pronto”, mas você consegue personalizar.
Ele também permite a adição de outros membros para visualizar e editar o quadro de tarefas. É possível adicionar sua equipe responsável por contratar fornecedores e adicionar os dados necessários em um card. Ali você acompanha os status de contato, de orçamentos, de prazos e muito mais conforme sua equipe atualiza o mesmo.
- Typefor
Esse aplicativo é ideal para fazer sua pesquisa pós-evento sem complicação, com esse app você faz uma pesquisa com poucas perguntas que não precisam e nem devem ser extensas demais. O typeform é bastante intuitivo o que facilita na hora de montar o questionário que será enviado aos participantes do evento.
Por se tratar de uma ferramenta freemium para fazer uso de grande parte das funções disponíveis não é preciso pagar nada para isso, entretanto algumas funcionalidades disponíveis encontram-se no pacote premium que é pago.
A tecnologia está aí, não deixe de causar impacto no seu evento por má escolha de equipamentos, ou pior ainda, por má escolha do local onde realizará seu evento. Utilize dessa ferramenta tão rica e cheia de possibilidades!
