Como organizar um evento empresarial – Passo a Passo

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Os eventos empresariais possuem inúmeras utilidades. Criar ou estreitar vínculos está entre elas. Afinal, estes eventos promovem encontros, interatividade, compartilhamento de ideias e resultados. São eventos que valorizam e aproximam a equipe. Há ainda a possibilidade de atualização, capacitação e treinamento. Há os eventos voltados para o fechamento de negócios e aqueles específicos para confraternizações. Viu só que universo rico?

Além de um endereço especial, outros itens fundamentais de um evento são: segurança, para garantir que tudo saia conforme planejado; acessibilidade para que todos possam participar com conforto; alvará de funcionamento, o que comprova que o espaço tem condições adequadas para a realização; acústica, para que a comunicação seja a melhor; condições sanitárias, especialmente se forem servidos alimentos conforme a programação; além de estrutura física como espaços ao ar livre, camarim, palco, enfim, quanto melhor, maiores são as chances de sucesso. Resumindo: não é fácil ter êxito neste ramo, mas é possível, com profissionalismo e cuidado.

Você deve estar pensando: como organizar um evento empresarial com garantia de sucesso? Pois bem, listamos aqui um passo a passo básico, aplicável a todas estas situações já comentadas. Aí, as especificidades variam, de acordo com características particulares de cada realização. Mas para todos os casos, esse passo a passo vai ser essencial para melhor assertividade. Confira as dicas!

Orçamento

Antes de se preocupar com as outras etapas, o ponto principal é definir o orçamento! Você tem que saber até quanto pode gastar, já que essa verba disponível que irá definir tudo do seu evento, desde o espaço, decoração, buffet, e etc. Uma das dicas é fazer uma planilha para organizar todos os gastos, ou até buscar um aplicativo de celular que organize isso para você.

Dia, Lugar, Hora, Tema e Custos

Toda vez que recebemos um convite, vem sempre três perguntas quase que automáticas: que dia é? Qual horário? E o endereço? São informações importantes. As duas primeiras para de fato sabermos se poderemos comparecer, de acordo com outros compromissos na agenda. E a terceira, para planejar como ir, tempo estimado para deslocamento, formas de transporte dentre outras definições importantes para esta logística. O evento também pode ter um tema, que vai nortear toda a sua realização. Pode ser algo criado especialmente para o evento, pode ser um tema de destaque da área de atuação, o importante é que também seja definido previamente. Outro detalhe importantíssimo: o evento será gratuito para os participantes ou haverá algum tipo de cobrança de taxa?
Tudo isso precisa ser definido antes do start na divulgação, para que todas as informações sejam transmitidas com coerência e sem falhas ou dúvidas.

Público-Alvo

A grande questão é: ter no seu evento pessoas que queiram verdadeiramente estar no seu evento. Essa empolgação, esse sentimento, essa vibração: tudo isso faz toda diferença no clima da sua realização. Para ter êxito, é importante colocar o público-alvo em primeiro lugar. A escolha do ambiente é o primeiro passo e deve estar adequada a este público, afinal, a festa é para ele e não para quem a está promovendo. Pode ser o melhor lugar da cidade, o mais badalado, o mais cobiçado, mas se for inacessível ou distante demais para a maioria dos convidados, já se torna uma escolha ruim. Tudo isso deve ser ponderado pela equipe organizadora. O ideal é que seja um endereço estratégico, tanto para quem tem carro, quanto para quem vai utilizar outros meios de transporte. O seu público-alvo é quem irá dizer.

Comunicar para engajar

A comunicação é item primordial, afinal, ela vai trazer todas as informações referentes ao evento, além de motivar a participação, por meio de peças que podem ser variadas: panfletos, folders, brindes, mensagens na intranet, e-mail, redes sociais e até lembretes via WhatsApp. A comunicação deve ser iniciada assim que os detalhes do item 2 estejam todos definidos, e deve ser alimentada ao longo de todo o processo, até a realização do evento. É uma ferramenta importantíssima para engajar o seu público-alvo, criando um sentimento de que vale a pena participar do que vai acontecer. A comunicação também deve ter um planejamento com estratégias pré-definidas para todas as etapas do processo.

Antecipação é essencial!

Tudo que é feito de última hora gera stress, tem a chance de não ficar bem feito, abre espaço para mais imprevistos e custa mais caro também. Por tudo isso, comece a pensar no evento com pelo menos dois meses de antecedência. Esse prazo pode ser maior, dependendo da época. No final de ano por exemplo, tudo fica mais caro e mais concorrido, por conta do volume de comemorações. Neste caso, além de se antecipar ainda mais, talvez valha a pena até mesmo repensar a data de realização, se possível, para um período menos badalado. Um calendário anual de eventos na empresa também ajuda e muito nesta previsão com organização, inclusive, do orçamento disponível.

Planejamento

É outro ponto essencial e inclui data, programação, cardápio e número de convidados, dentre outras informações. Isso garante um evento organizado e feliz e evita desperdícios ou até faltas de produtos para serem servidos. Um cronograma com realização de etapa por etapa, com datas limites para isso ajuda a organizar e garantir o cumprimento deste planejamento que deve ser de conhecimento de todos os envolvidos nesta realização.

Equipe Especializada

O ideal é ter um núcleo da empresa que seja sempre o responsável por estas realizações. Gente com experiência e habilidade para trabalhar em grupo já sai lá na frente nesta missão. Normalmente, o setor de comunicação e marketing da empresa assume esta tarefa, pelo conhecimento que já possui no assunto. Se este setor não existir na empresa, é muito importante procurar uma empresa especializada que possa prestar esta assessoria da melhor maneira. Procure empresas com portfólio consolidado na área ou peça indicações de quem já precisou fazer este tipo de contratação. Não leve em conta somente o orçamento para a escolha. Nestes casos, o barato também pode sair muito caro e causar um desastre!

Começo, Meio e Fim

Dividir tarefas de cada um dentro deste processo faz parte desta organização. É essencial que cada um tenha uma lista destas responsabilidades para garantir que tudo será feito. O ckecklist evita que algo deixe de ser feito e gere algum problema no resultado final. Há inclusive aplicativos que podem ajudar nesta empreitada. Assim como o cronograma do planejamento, é importante que esta tabela de divisão de tarefas também seja de conhecimento de todos da equipe.

Invista na Criatividade!

Quem gosta de ser surpreendido? Todo mundo né?! E se o evento corporativo é realizado com certa frequência em uma empresa, aí isso se faz mais necessário. Motivar, engajar, entreter, alegrar, tudo isso deve fazer parte deste encontro. São formas de promover interação e mais participação com descontração. Isso inclui pesquisas a respeito das tendências e de que forma elas podem ser aplicadas no seu universo.

Faça um Pós-Evento

É essencial coletar a opinião do público participante. É este feedback que dirá no que a organização acertou e o que precisa ser melhorado na próxima realização. Tudo isso deve ser discutido com a equipe também, de forma a agregar nas opiniões e impressões de cada um a respeito do processo. Muitas vezes a gente fica ´quebrando a cabeça´ para ter ideias diferentes e criativas, mas é de pesquisas como essas que podem surgir sugestões muito legais para o seu próximo evento.

Conte com a melhor estrutura, conte com a Nacional Inn Hotéis!

A importância de um evento corporativo é indiscutível! Estes encontros reforçam vínculos, estreitam laços e reafirmam a cultura organizacional, fundamental ser de conhecimento de todos. É a cultura organizacional que normalmente traz missão, visão e valores de uma empresa ou instituição. Os eventos corporativos valorizam a equipe, motivam e geram engajamento. Eles podem ser de diferentes naturezas: treinamentos, capacitações ou comemorativos, como as confraternizações ou premiações por resultado, por exemplo. Nestes eventos também é possível fazer balanços do período que passou e projetar o próximo.

É um tempo para parar, respirar, refletir e se programar para o que vem pela frente. Para não ter medo de errar, a pedida certa é priorizar endereços estratégicos, nos melhores pontos da cidade. É aí que entra a nossa última dica deste passo a passo: inclua a Nacional Inn na sua realização!

São mais de 150 espaços para eventos, espalhados em mais de 50 unidades de 25 destinos em sete estados brasileiros. Nossos hotéis têm salas ou auditórios, para a realização de encontros e reuniões de pequeno, médio e grande portes. Além disso, a empresa tem ainda o Cenacon, Centro Nacional Inn de

Convenções, nas cidades de: Araraquara, Franca, Ribeirão Preto, São José dos Campos e São Carlos, em São Paulo; Poços de Caldas e Uberaba, em Minas Gerais e Foz do Iguaçu, no Paraná.

Com ar-condicionado, palco montado, auditório, salas de apoio, cozinha, banheiros e estacionamento, é o espaço perfeito para receber festas, congressos e shows, além de equipe treinada para atuar no planejamento, na organização e na execução. Tarifas diferenciadas para grupos e turismo corporativo e a melhor relação custo x benefício. Além disso, a estrutura inclui unidades confortáveis para a melhor recepção da sua equipe. São acomodações para receber bem, com estrutura de lazer que permite programações diferenciadas. O menu especial para eventos oferece ainda a praticidade de todas as refeições no mesmo local, sem a necessidade de preocupação com deslocamentos. Tudo isso tem nos Hotéis Nacional Inn e nos Centros Nacional Inn de Convenções.