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Deixamos algumas dicas uteis para você não se perder com seu evento!
Para falar sobre a logística de eventos corporativos, é preciso primeiro saber o que é a logística: basicamente é organizar e gerir todos os recursos e ações relacionadas com o evento. A logística tem início no momento em que se faz o primeiro contato com algum fornecedor, e termina apenas com o último pagamento dos serviços prestados e produtos adquiridos. Por isso é necessária atenção redobrada para esse processo.
Seleção Do Local
Após definir o objetivo de seu evento, a quantidade de convidados e o formato que terá, está na hora de começar a pesquisa sobre locais onde o evento pode ser realizado. Uma vez que é preciso conhecer o espaço com antecedência para pensar na montagem efetiva para o dia do evento, esse papel é da logística. Nessa etapa, o maior segredo é selecionar um local de fácil acesso para todos os participantes, com estacionamento próprio ou nas proximidades. Pense no formato do evento, nas áreas de circulação, onde será servido o coffee break, se há um espaço privado para a equipe coordenar as ações no dia. É preciso facilitar a execução!
Segurança:
Após definir o local, o ponto primordial é tomar conta da segurança dos trabalhadores e convidados. Se for usar muitos equipamentos tecnológicos, é necessário verificar as instalações elétricas do local. Além disso, dependendo de qual for seu evento, você pode tentar apoio de uma ambulância. Também é essencial conferir as normas de segurança do local onde o evento será realizado, para seguir as instruções já possam existir.
Fornecedores
Escolha bons fornecedores, eles vão desemprenhar um papel fundamental na logística de eventos, garantir produtos e serviços de qualidade com entregas dentro do prazo estabelecido e conforme o combinado é essencial para ter um evento de sucesso. Para poder contar com fornecedores de confiança, faça, antes de qualquer evento, uma boa análise do mercado. Solicite aos parceiros em potencial o preenchimento de um formulário que tem como objetivo levantar as características, potencialidades e deficiências de cada fornecedor, a fim de realizar um processo seletivo mais rigoroso.
Equipamentos
Você vai precisar de equipamentos tecnológicos para seu evento, como data show, telão e computadores. Não se esqueça que é absolutamente essencial testar o funcionamento dos equipamentos antes do dia do evento, pensando nisso, leve os operadores para conhecer os recursos e aprender a usar os equipamentos com antecedência.
Certifique-se de que todos estejam devidamente preparados para executar suas funções durante o evento tenha em mente que até que um probleminha seja resolvido outro pode surgir inesperadamente.
Transporte
Se a sua ideia é de realizar o evento em locais mais distantes, você precisa pensar também em como seus convidados irão até o local do evento. Faça contato com empresas de locação de vans, verifique as condições do fornecimento do serviço e elabore um cronograma e rotas que facilitam o percurso até o local do evento.
Se forem muitas pessoas, prefira um ônibus de viagem, com ar-condicionado e o máximo de comodidade para seus convidados. Nada de economizar na hora de surpreender seus convidados com seu evento, mas também nada de passar do orçamento disponível!
Condição Do Tempo
Se seu evento será realizado a céu aberto, você precisa estar preparado para transferir toda a produção para um local coberto caso chova. Oferecer uma infraestrutura mínima aos convidados é mais recomendável, nesse caso aposte em capas e guarda-chuvas para proteger de chuviscos, além de preparar abrigos estruturados em caso de tempestade.
Mas não é só quando chove que você precisa se preocupar com as condições climáticas, imagine ter um evento acontecendo em um local sem sombra alguma, com um sol forte. Você não vai querer que seus convidados saiam de lá com insolação, não é mesmo? Sendo assim assegure-se de que haja pontos de sombra, ao menos com guarda-sóis.
Fluxo De Pessoas
A logística de eventos também é responsável em oferecer acesso fácil aos convidados. O fluxo de pessoas deve ser livre, permitindo idas e vindas sem problemas. Se for preciso esperar, ao menos deixe mesas disponíveis para que as pessoas aguardem confortavelmente e providencie para que a entrada seja realizada da maneira mais rápida possível, evitando assim deixar os convidados impacientes.
Serviço De Apoio
Se seu evento está planejado para ser de grande porte, é importante contar com apoio médico para o caso de surgir qualquer emergência. Não se preocupe, porque contar com essa ajuda não é tão difícil quanto aparenta, muitas empresas oferecem esse tipo de serviço e geralmente uma ambulância fica à disposição, com profissionais devidamente qualificados, para realizar qualquer tipo de atendimento.
Garanta este item na sua checklist de logística de eventos para nunca o deixe de fora, afinal, assim como em muitas situações da vida, nesse caso definitivamente é melhor prevenir que remediar!
Processo De Montagem e Desmontagem
A montagem é a etapa mais importante da logística de eventos, tudo deve estar pronto antes de qualquer convidado chegar até o local. Sabendo que muitos eventos demandam de dias para que sua estrutura esteja pronta mobilize uma quantidade significativa de pessoas, isso pode ser feito com a contratação de uma empresa especializada na montagem e desmontagem de eventos.
Marque uma data para a desmontagem da estrutura do evento, após o evento será preciso realizar a devolução dos equipamentos, conferir se o local foi deixado de acordo com o estipulado em contrato e realizar o checkup final. Não se esqueça de contatar os fornecedores para passar um feedback à empresa.
É preciso ressaltar que, para que a logística de eventos saia impecável, toda a equipe deve estar alinhada em relação aos objetivos gerais e às responsabilidades de cada um. Para tanto, estimule a cooperação e faça reuniões diárias para integrar os envolvidos, promovendo um ambiente de companheirismo e troca!
