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Fazer um evento corporativo envolve muito mais do que apenas escolher o local ideal para recepcionar seus convidados e, pensando nisso viemos facilitar um pouco na sua escolha com dicas de local, organização, e itens essenciais para deixar seu evento memorável e agradável para todos os presentes.
Visando agradar seus convidados e realizar o seu desejo, existem diversos locais onde se é possível realizar sua festa. Se o objetivo é reunir as pessoas em um local mais aconchegante e confortável, uma boa ideia são os locais fechados com jardins, que possuam algo marcante.
Para facilitar a organização de seu evento, lembre-se de fazer um check list com as etapas desejadas, isso vai colaborar para que nenhum detalhe seja esquecido. Cada item da lista vai garantir que todas as etapas sejam cumpridas corretamente, para facilitar a montagem de sua check list opte por separar em tópicos.
Por exemplo:
- Local
- Período de duração do evento
- Ambiente
- Materiais que serão utilizados (decoração, montagem, som, etc)
- Atividades que serão realizadas
- Perfil do público convidado
- Funcionários e funções
- Pós evento
Feito isso é possível dar atenção necessária para cada etapa de seu evento, o que garante que o resultado supere suas expectativas.
Dicas de como escolher o local para sua festa
Deixamos para você algumas dicas de como escolher o melhor local para realizar seu evento, visando diversos fatores que são importantes levar em consideração.
- Região
Locais de fácil acesso são uma das melhores opções, além de garantir a presença dos convidados permite ainda que os mesmos possam optar pela ida até o local com seu próprio automóvel, ou utilizando de meios alternativos como táxis ou transportes públicos. Lembre-se que um diferencial importante, são locais que disponibilizam de estacionamentos organizados e bem estruturados.
- Características do evento
Não se esqueça de avaliar as características de seu evento, uma confraternização por exemplo necessita de um ambiente distinto do de um encontro de negócios. Em caso de palestras observe se o local oferece um auditório com a capacidade necessária para recepcionar seus convidados, além de avaliar a qualidade do som do local, para que o evento seja produtivo para os participantes.
- Fatores que fazem a diferença
Tão importante quanto a infraestrutura do local são as opções extras que qualificam o local escolhido para a realização do seu evento. Um ponto bastante positivo são pacotes que incluam buffet e decoração, algo que reduz potencialmente os gastos com o evento, afinal sabemos que são detalhes importantes e não muito baratos.
- Segurança
Preze pela segurança de seus convidados, não só dentro do evento, mas também fora dele. Observe se o local escolhido possui saídas de emergência, equipe de segurança própria ou se será necessário contratar uma empresa terceirizada para realizar esse serviço.
- Detalhes burocráticos
Atente-se para detalhes como o desse item, afinal ninguém que ter que encerrar seu evento logo no início por descuido de não ter observado se o local possuía alvará de funcionamento. Ao analisar a documentação do local, observe se a documentação do mesmo está em dia, se há permissão legal para realizar eventos no local e o número máximo de pessoas permitido. Isso pode e provavelmente vai interferir na quantidade de pessoas que já estão na sua lista.
- Orçamento
Além de escolher o lugar perfeito é preciso observar se o valor está dentro de seu orçamento. Realize pesquisas por preços similares ao que está disposto a investir, e lembre-se, tente sempre negociar o que acredita ser possível.
- Dia e horário
Pode parecer bobagem, mas esses fatores vão interferir tanto no seu evento quanto na escolha do local onde realiza-lo. Se a ideia é um evento diurno e em épocas mais quentes, é preciso estar atento quanto a questão da refrigeração de onde serão armazenados alimentos, além de observar se há alguma forma de minimizar o calor no local com o uso de ar condicionado, mantendo o clima um pouco mais ameno para seus convidados. Agora se planeja realizar seu evento em um ambiente noturno onde pode haver probabilidade de chuva e frio excessivo, opte por locais fechado que proporcionem conforto para os presentes.
Por fim obtenha sempre um feedback de seus convidados, é muito importante valorizar o que as pessoas que você convidou para seu evento acharam do mesmo. Uma boa aposta para o feedback é o pós-evento, nesse momento você pode captar as impressões do público ali presente.
Caso não estejam todos presente no local do evento, é possível optar ainda pelo e-mail de seus convidados. Agradeça a pessoa e convide-a para comentar se gostou do evento, isso valo também para pessoas da sua equipe e da empresa contratada pela organização do evento que estiveram presentes.
Esteja sempre aberto a elogios, críticas (construtivas ou não) e sugestões. Após o recebimento do feedback é hora de reunir os dados se concluir os resultados obtidos foram positivos tanto para a sua empresa quanto para a empresa contratada para a prestação de serviços no local.
