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Para organizar um evento gastronômico de sucesso e inesquecível, é preciso pensar em todos os mínimos detalhes e em cada etapa separadamente. Somente dessa forma será possível tornar a realização bem-sucedida desse evento. Não adianta de nada ter o cenário final em mente, sem nem ao menos, ter elaborado um plano de ação capaz de tirar suas ideias do papel.
As tarefas durante o planejamento envolvem detalhes desde a decoração do local onde será realizado o evento até o feed back que dever ser feito após a realização do evento. Prepare sempre um check-list com todas as tarefas a serem realizadas para seu evento, assim você consegue acompanhar tudo com mais facilidade.
Definindo O Tema Para Seu Evento
O tema do evento são de extrema importância, é a partir dele que você vai definir a natureza e o tipo de evento, além de auxiliar nas decisões que você precisa tomar a seguir.
Não pense que o evento precisa ser somente a realização do seu sonho, porque ele precisa também cativar seus convidados e colaboradores. Lembre-se de deixar características da sua empresa presentes em detalhes atrativos.
Atenção Quanto A Infraestrutura Do Local Escolhido
A escolha do local merece atenção redobrada, lembre-se de que o espaço não deve ser nem muito grande, nem muito pequeno. Lugares amplos podem passar a impressão de que o evento não conseguiu atingir o público esperado.
Já no caso de locais com pouco espaço os convidados poderão não ter uma experiência muito agradável. Afinal ninguém gosta de ambientes apertados, onde não é possível nem se locomover direito.
Além da questão do tamanho do local, é preciso observar se o local a ser escolhido é coberto ou fechado e, se possui os recursos necessários para a realização como: banheiros, cozinha, estacionamento para carga e descarga, gerador de energia entre outros.
Escolha A Data De Seu Evento Com Muita Atenção
É de extrema importância que você tenha em mão um calendário com não só os feriados no Brasil(excelente para o casal dormir, lugar tranquilo e com acomodações pacatas nos hotéis longe do centro), mas também com os eventos da região onde você planeja realizar seu evento. Afinal você não quer que a data coincida com alguma outra festa da região, não é mesmo?
Enquanto escolhe a data para seu evento, vá verificando o calendário festivo da região onde pretende realizar seu evento. Não se esqueça de que nos feriados, principalmente os prolongados, a população local costuma viajar, o que deixa a cidade vazia e, por consequência, pode afetar sua realização gastronômica.
Escolha Os Participantes
Não basta ter um local diferenciado, é preciso ter nomes de destaque entre os participantes. Lembre-se de que o público espera por chefs renomados e pratos distintos, que atendam aos mais diversos paladares.
Antes de convidar os profissionais, pesquise sobre suas preferências culinárias, certifique-se de que eles possuem o perfil desejado, que atendam aos anseios do público e também dialoguem com a proposta do evento.
Tão importante quanto a seleção dos profissionais, é a escolha dos pratos que serão apresentados. Nesse momento, pense na praticidade das refeições e no tempo necessário para produzir cada prato. Afinal, ninguém quer ter que esperar horas para experimentá-lo.
Invista Na Divulgação E Aposte Nas Redes Sociais
Não adianta em nada contar com uma infraestrutura impecável e uma logística bem definida, e pecar na divulgação. É como diz o ditado “quem não é visto, não é lembrado”. Por isso é importante repercutir o seu evento, fazendo com que o público tenha conhecimento sobre ele.
Acredite, as redes sociais são fortes aliadas no processo de divulgação. Para dar início a esse processo, crie um evento no Facebook em estilo “Save the Date” – Salve essa Data –, mas não pare por aí, crie um perfil no Instagram e compartilhe nele fotos que despertem a atenção dos convidados. Uma boa dica para esse tipo de divulgação são fotos de alguns pratos que estarão no cardápio do evento gastronômico.
Lembre-se de criar campanhas compatíveis com o perfil do público, que dialoguem com ele, caso contrário, as ações não surtirão o efeito desejado. Tente viralizar seu evento de forma a torna-lo extremamente conhecido.
Não se esqueça da logística, qual o horário programado para a realização do evento? Quantos expositores deve convidar? Qual o melhor horário para que os mesmos cheguem no local? Como levar os ingredientes e equipamentos para o espaço? Qual o valor de investimento?
Essas são apenas algumas das questões que devem ser consideradas no planejamento. Para que seu evento seja um sucesso, o organizador ou produtos de eventos deve analisar cada variável, tendo um plano realista e efetivo. Definir a logística é essencial para que tudo saia conforme o planejado, ou seja, que o público presente tenha uma experiência gastronômica única, especial e inesquecível assim como os chefs presentes.
