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Organizar um evento cujo objetivo é informar, debater ou apresentar novas ideias, requer uma preparação completa já que envolve uma série de medidas técnicas que não podem ser deixadas de lado.
Independente da motivação e finalidade do evento, eles se tornaram necessários no contexto corporativo, afinal, eles trazem a possibilidade de integração na equipe, viabilizam momentos de descontração e aprendizado, resultando em profissionais mais felizes, motivados e dispostos.
Os eventos corporativos são um diferencial das empresas, já que nem sempre é preciso fazer uma festa gigantesca para dar ânimo aos funcionários e parceiros. Churrascos, coffee break, workshops e até mesmo coquetéis já cumprem o papel e beneficiam bastante o negócio. São diversos estilos de eventos corporativos, podendo ser intimistas ou grandiosos, modernos ou tradicionais, temáticos ou clássicos.
Com essa diversidade de eventos, é possível a existência de festas exclusivas para os funcionários e também para celebrações em que parceiros, familiares e fornecedores são convidados.
Seja qual for o tipo de festa, o lugar escolhido faz toda diferença no sucesso do evento corporativo, visto que o ambiente interfere no conforto e bem-estar dos convidados e influência na estética e decoração da comemoração, palestra, workshop, seminário e afins.
Uma das principais ações é o desenvolvimento de um planejamento estratégico detalhado, desde a pré-produção até a pós. Apesar de parecer óbvio esse passo, na verdade guia todo o evento. Isso acontece, porque no planejamento estarão descrições de diversos itens que deverão ser seguidos para uma melhor organização do evento. No planejamento é necessário
Confira abaixo alguns itens que devem estar em um planejamento detalhado:
- Objetivo geral e específico
O objetivo vai direcionar todas as demais ações durante o planejamento e gestão do evento, portanto, seja criterioso e assertivo. Pense em que tipo de resultado você espera e como atingi-lo.
- Público-alvo
Quem vai ajudar sua empresa a atingir esse objetivo? São seus funcionários, acionistas, parceiros, fornecedores ou a comunidade? Tenha cautela quanto a definição do público, pois dele dependerá todo o resto do seu planejamento, como infraestrutura, comunicação, data, etc.
- Justificativa
Define o porquê da realização do evento, afinal, sabemos que eventos além de melhorar o relacionamento de sua empresa com seus clientes, parceiros e fornecedores, também podem “sacudir” o ambiente interno e melhorar a motivação dos profissionais.
- Check List
É uma das melhores formas de separar etapas de elaboração da execução do evento, permite obter um estudo mais detalhado de todas as atividades necessárias para atingir seu objetivo. É um documento com cada etapa a ser seguida na organização do evento, formuladas na ordem em que deve ser feito.
- Fornecedores
É indispensável servir comidas e bebidas aos convidados. Desse modo, escolha com cuidado o buffet que prestará esse serviço. Além do preço, avalie a qualidade dos alimentos e diversidade do menu oferecido. Fora isso, confira se a equipe que trabalhará no dia é suficiente para atender a todos em tempo hábil e para evitar imprevistos tenha tudo documentado em contrato e faça as confirmações pelo menos uma semana antes do evento.
- Cronograma
É aqui que você vai organizar todas as atividades de planejamento e execução do evento. Detalhe cada ação a ser realizada, como orçamento, escolha do local, produção de convites, marketing, infraestrutura, contratação de pessoas, entre outros. O cronograma será seu guia do início ao fim do evento, para que nada fuja ao controle
- Orçamento
Essa informação é imprescindível para tomar todas as outras decisões. Afinal, ter conhecimento da verba disponível é necessário para consultar fornecedores, contratar profissionais para servir e palestrar, entre outras demandas.
Seja condizente com os objetivos e realidade da empresa, lembre-se que esse não é um momento para ostentar, mas também não pode parecer fraco demais. O melhor a se fazer é, fazer uma planilha com todos os gastos para que você possa acompanhar cada pagamento. Por fim, se possível, busque patrocínio com fornecedores, tendo como contrapartida a divulgação da marca entre os convidados, por exemplo.
O planejamento é importante para que se tenha uma visão completa do evento, permitindo acompanhar durante a organização do evento as datas previstas para cada ação definidas no início e colocadas na planilha.
Se seu planejamento estiver em ordem, o evento será inesquecível. Pessoas bem preparadas e orientadas trabalham com mais qualidade, então antes de iniciar os preparativos para o evento, diga algumas palavras de incentivo à sua equipe. Repasse pontos importantes com todos e esteja disponível para tirar dúvidas.
Eventos menores talvez não precisem de tantos detalhes, enquanto que eventos de grande porte necessitem de mais detalhes para que você tenha tudo sob controle. Mas com as dicas aqui presente você terá o check list correto para não deixar escapar nada e planejar um evento grandioso.
Não se esqueça de enviar os convites aos seus convidados, com pelo menos 40 dias de antecedência, garanta que eles estejam presentes e prestigiem o evento. Afinal o evento é para eles, e você não quer correr o risco de dispensar todo seu trabalho e recurso para que não haja nem o mínimo de convidados presentes não é mesmo?! Disponibilize dicas que instiguem seus convidados a estarem presentes em seu evento, faço-o ter interesse.
