Como programar um evento corporativo – Passo a Passo

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Eventos corporativos são estratégias cada vez mais utilizadas e com eficácia, para atingir a diferentes objetivos. Eventos corporativos reúnem, integram, treinam, capacitam, compartilham metas e resultados. Eventos corporativos aproximam a equipe, motivam e geram confraternização. Podem ser também para comemorar alguma meta alcançada ou para bonificar a equipe pelo objetivo atingido. Fato é que o mercado de eventos corporativos movimenta a cada ano, bilhões e este número não pára de crescer. Trata-se de um universo amplo e cada vez mais explorado, porque os benefícios valem a pena. Evento corporativo não é gasto, é investimento. E como todo investimento, precisa de retorno. Cuidado, criatividade e planejamento podem garantir resultados de sucesso para a realização e é o que todo mundo quer, não é verdade!?

Pensando nisso, selecionamos algumas dicas, uma espécie de passo a passo para te ajudar na hora de formatar o seu evento:

1 – Programação

A programação do evento é fundamental e precisa ser pensada com muito carinho, levando em conta o perfil do público atingido, o objetivo do evento e o que se quer alcançar após este evento. O ideal é que a programação mescle conteúdos densos com momentos de descontração no intuito de representar um dia equilibrado e não cansativo ou pesado demais. Trazer especialistas referências na área é uma decisão interessante porque agrega credibilidade e confiabilidade a sua programação. Intercalar estas participações com dinâmicas de grupo traz leveza e integra a equipe que nestas horas sai da posição passiva para atuar ativamente no processo. Pockets shows com músicos e comediantes promovem diversão e um “ar” de glamour, despertando ainda mais o interesse da equipe em estar presente. Como se trata de um mercado dinâmico, o ideal é fazer pesquisas no momento de preparação, no pré-evento, para verificar o que está em alta neste segmento e avaliar se isso está dentro da sua realidade orçamentária. Se o evento for realizado periodicamente, mesmo que anualmente ou ainda a cada dois anos, mas para o mesmo público, é fundamental que não seja repetida a programação de uma realização anterior. Isso gera desinteresse do público em participar. Quem não gosta de ser surpreendido? Todo mundo né?! E se o evento corporativo é realizado com certa frequência em uma empresa, aí isso se faz mais necessário. Motivar, engajar, entreter, alegrar, tudo isso deve fazer parte deste encontro. São formas de promover interação e mais participação com descontração. Isso inclui sondagens constantes a respeito das tendências e de que forma elas podem ser aplicadas ao seu universo.

 

2 – Otimização (de tempo e orçamento)

Todo evento possui um orçamento máximo a ser utilizado. Se os custos aumentaram em relação a última realização mas o orçamento disponível permanece o mesmo de um ou dois anos atrás, otimizar a programação é uma saída. Isso significa diminuir o tempo do evento, mas garantir a qualidade da programação. Ao invés de uma semana, o evento pode ser feito em três dias. Se o último foi realizado em três dias, diminua para dois dias ou até um dia. Condensando o tempo fica mais possível esquematizar uma programação interessante e realizar o evento. Eventos muito longos tendem a ter momentos entediantes e que geram desinteresse e dispersão. Evitar isso é bom para o resultado final e para o bolso de quem realiza também.

 

 

3 – Estrutura Física

Começar com um endereço especial já é um grande passo. Segurança, para garantir que tudo saia conforme planejado; acessibilidade para que todos possam participar com conforto; alvará de funcionamento, o que comprova que o espaço tem condições adequadas para a realização; acústica, para que a comunicação seja a melhor; condições sanitárias, especialmente se forem servidos alimentos conforme a programação; além de estrutura física como espaços ao ar livre, camarim, palco, enfim, quanto melhor, maiores são as chances de sucesso. Se o evento for fora da cidade de domicílio dos participantes, é mais confortável que possa ser realizado em um local já com hospedagem ou próximo deste ponto de hospedagem, caso a progamação seja superior a um dia.

 

4 – Estrutura Humana

O ideal é ter um núcleo da empresa que seja sempre o responsável por estas realizações. Gente com experiência e habilidade para trabalhar em grupo já sai lá na frente nesta missão. Normalmente, o setor de comunicação e marketing da empresa assume esta tarefa, pelo conhecimento que já possui no assunto, do planejamento a execução. Se este setor não existir na empresa, é muito importante procurar uma empresa especializada que possa prestar esta assessoria da melhor maneira. Procure empresas com portfólio consolidado na área ou peça indicações de quem já precisou fazer este tipo de contratação. Não leve em conta somente o orçamento para a escolha. Nestes casos, o barato também pode sair muito caro!

 

5 – Planejamento e Organização

Este item inclui data, programação, cardápio e número de convidados, dentre outras informações. Isso garante um evento organizado e feliz e evita desperdícios ou até faltas de produtos para serem servidos. Um cronograma com realização de etapa por etapa, com datas limites para isso ajuda a organizar e garantir o cumprimento deste planejamento que deve ser de conhecimento de todos os envolvidos nesta realização. Dividir tarefas de cada um dentro deste processo faz parte desta organização. E cada um ter uma lista destas responsabilidades é essencial para garantir que tudo será feito. O ckecklist evita que algo deixe de ser feito e gere algum problema no resultado final. Há inclusive aplicativos que podem ajudar nesta empreitada. Assim como o cronograma do planejamento, é importante que esta tabela de divisão de tarefas também seja de conhecimento de todos da equipe.

 

6 – Comunicação com Antecipação

 

A comunicação é item primordial, afinal, festa não divulgada é festa não frequentada e é exatamente o contrário, o objetivo da realização. A comunicação é essencial neste processo, afinal, ela vai trazer todas as informações referentes ao evento, além de motivar a participação, por meio de peças que podem ser variadas: panfletos, folders, brindes, mensagens na intranet, e-mail, redes sociais e até lembretes via WhatsApp. A comunicação deve ser iniciada assim que os detalhes do item 1 estejam todos definidos, já que são o ponto de partida. A comunicação deve ser alimentada ao longo de todo o processo, até a realização do evento. É uma ferramenta importantíssima para engajar o seu público-alvo, criando um sentimento de que vale a pena participar do que vai acontecer. A comunicação também deve ter um planejamento com estratégias pré-definidas para todas as etapas do processo. Tudo que é feito de última hora gera stress, tem a chance de não ficar bem feito, abre espaço para mais imprevistos e custa mais caro também. Por tudo isso, comece a pensar no evento com pelo menos dois meses de antecedência. Esse prazo pode ser maior, dependendo da época. No final de ano por exemplo, tudo fica mais caro e mais concorrido, por conta do volume de comemorações. Neste caso, além de se antecipar ainda mais, talvez valha a pena até mesmo repensar a data de realização, se possível, para um período menos badalado. Um calendário anual de eventos na empresa também ajuda e muito nesta previsão com organização, inclusive, do orçamento disponível.

 

7 – Mensure Resultados

 

É essencial coletar a opinião do público participante. É este feedback que dirá no que a organização acertou e o que precisa ser melhorado na próxima realização. Tudo isso deve ser discutido com a equipe também, de forma a agregar nas opiniões e impressões de cada um a respeito do processo. Muitas vezes a gente fica ´quebrando a cabeça´ para ter ideias diferentes e criativas, mas é de pesquisas como essas que podem surgir sugestões muito legais para o seu próximo evento. Ao mesmo tempo em que outras experiências também podem deixar de ser repetidas, caso o feedback seja negativo.

 

8 – Evento de sucesso é na Nacional Inn!

Não basta simplesmente realizar. É preciso fazê-lo da melhor maneira, com cuidado, com o objetivo de dar certo. Nós da Nacional Inn podemos falar isso com propriedade, afinal, são décadas realizando eventos, de Nordeste a Sul do Brasil, com êxito e retorno garantido aos nossos clientes. Somos a preferência nas localidades onde estamos presentes por diversos diferenciais, mas um deles é determinante: endereços estratégicos, de fácil acesso, nos melhores pontos das capitais e das cidades de interior. São mais de 150 espaços para eventos, espalhados em mais de 50 unidades de 24 destinos de sete estados brasileiros. Nossos hotéis têm salas ou auditórios, para a realização de encontros e reuniões de pequeno, médio e grande portes. Além disso, a empresa tem ainda o Cenacon, Centro Nacional Inn de Convenções, nas cidades de: Araraquara, Franca, Ribeirão Preto, São José dos Campos e São Carlos, em São Paulo; Poços de Caldas e Uberaba, em Minas Gerais e Foz do Iguaçu, no Paraná. Com ar-condicionado, palco montado, auditório, salas de apoio, cozinha, banheiros e estacionamento, é o espaço perfeito para receber festas, congressos e shows, além de equipe treinada para atuar no planejamento, na organização e na execução. Tarifas diferenciadas para grupos e turismo corporativo e a melhor relação custo x benefício. Quer outra vantagem? A estrutura inclui unidades confortáveis para a melhor recepção da sua equipe. São acomodações para receber bem, com estrutura de lazer que permite programações diferenciadas. O menu especial para eventos oferece ainda a praticidade de todas as refeições no mesmo local, sem a necessidade de preocupação com deslocamentos. Tudo isso tem nos Hotéis Nacional Inn e nos Centros Nacional Inn de Convenções, presentes nos estados de: Minas Gerais, São Paulo, Rio de Janeiro, Paraná, Rio Grande do Sul, Bahia e Pernambuco. Acesse nacionalinn.com.br, conheça mais detalhes da nossa estrutura ou entre em contato com a nossa central de reservas e saiba tudo o que podemos fazer pelo seu evento!

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