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Pensar em orçamento para eventos corporativos costuma seu o terror dos gestores, afinal é ele quem fica entre as ações planejadas, as atividades e toda a tecnologia que faria toda a diferença no seu evento. Entretanto, o principal desafio é manter o orçamento sem prejudicar a qualidade das ações.
Ao ultrapassar o que foi estabelecido para o evento, além de comprometer as atividades, também pode impactar nos lucros. Ou seja, nada de positivo, certo? Pensando nisso, separamos algumas dicas práticas para você não escapar do seu orçamento e realizar seus eventos com grande sucesso!
- Organização Financeira
A organização financeira é essencial para manter o orçamento nos eventos corporativos. Seja por meio de aplicativos, ferramentas online ou pelo método tradicional de planilhas. O ideal é ter uma boa visualização de tudo o que o evento deve conter.
Coloque itens conforme suas categorias e fornecedores necessários, valores, datas e formas de pagamentos. Mantenha a planilha sempre atualizada, assim você terá total controle do que ainda pode ser gasto em seu evento!
- Pesquise
A variação de preços e qualidade de serviços é muito significativa. Por isso, a melhor forma de manter os gastos dentro do orçamento é, realizar diversas pesquisas.
Faça também uma planilha para os fornecedores com quem entrou em contato, seus valores e possíveis formas de pagamento. Só então avalie o custo benefício para decidir qual fornecedor irá contratar.
- Prioridade
Existem itens em eventos corporativos que não podem perder a qualidade ou serem deixados de lado. Por isso, defina o que é prioridade, como local, segurança. Após fazer esse levantamento, é possível verificar o quanto restou para elementos de apoio como: decoração, brindes, buffet, entre outros.
- Acompanhamento
A atualização e o acompanhamento das etapas e contratações são fundamentais. É a partir desse controle que você saberá se seu orçamento está saudável ou saindo da linha.
É muito importante também que você inclua despesas extras, taxas não previstas e verificar aquela “folga” no orçamento para investir em outros itens.
- Revisão
Além de uma margem de gastos para cada serviço, é preciso fazer uma revisão de despesas extras. Pense sempre que imprevistos acontecem e que pode ser preciso trabalhar com uma quantidade maior de determinados itens do que você imaginou.
Dessa forma, é possível se planejar melhor para aqueles itens que sempre temos que comprar a mais, como invariavelmente ocorre.
Planejar segundo o dicionário significa “criar ou elaborar um projeto”, mas sabemos que vai além disso, é definir antecipadamente um conjunto de ações ou intenções, o que acaba por se mostrar essencial para qualquer empresa, e muito mais para aquelas que atuam no segmento de eventos.
Fazer um planejamento acertado é uma maneira de se proteger de imprevistos, e acredite, eles acontecem, quando você planeja você está preparado para lidar com esses imprevistos. Quando você é organizado e faz o planejamento de um evento corretamente e é surpreendido com alguma questão, existe toda uma condição e calma para lidar com o problema de última hora. Agora, se você estiver em uma situação que já é fruto da falta de planejamento, quando tudo é feito de uma hora para outra, não há disponibilidade para poder errar durante o processo de organização do evento.
O planejamento é um dos pontos mais importantes na realização de um evento, portanto ele deve ser o primeiro passo a ser tomado logo após o recebimento do orçamento e o briefing com os detalhes do projeto. Um planejamento para ser eficiente precisa reunir informações importantes como: objetivos, público-alvo, número de participantes, orçamento, equipe necessária, serviços, divulgação, entre outras. Além disso, é essencial descrever detalhadamente todas as ações, informando prazos e os responsáveis por cada tarefa. Dessa forma, quando finalizado, o planejamento é um tipo de guia do evento que pode ser consultado e atualizado conforme a demanda.
Como já foi dito, antes de dar início ao planejamento, é preciso estar atento ao briefing da empresa. O briefing é um conjunto de informações que descreve o projeto como um todo, contém o histórico do cliente, público-alvo, objetivo e características do evento. É através dele que se passa a ser possível criar um planejamento bem definido com metas a serem alcançadas.
Por fim, mesmo que seu evento não esteja priorizando lucros, você também não quer ficar no prejuízo ao organizar seu evento. Sendo assim independentemente do tipo de evento a ser produzido pela sua empresa, é importante fazer de tudo para evitar a quebra do orçamento disponível. Para evitar que isso aconteça siga sempre seu planejamento que foi feito com base em pesquisas de acordo com as características da sua empresa e do seu evento.
