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Se esse é seu primeiro evento, uma boa ideia é fechar com o espaço onde será realizada a festa quais são os profissionais parceiros do local. Raramente esses fornecedores deixam seus clientes na mão, afinal nenhum espaço onde se realiza eventos indicaria fornecedores que possam causar danos a sua imagem.
Outra alternativa é a de escolher um local que já inclua em seus valores o buffet, a decoração, a sonorização e todos os itens necessários na organização do seu evento. Além de facilitar na hora de organizar tudo, ainda é uma economia que se faz.
O mais indicado é que os eventos corporativos sejam planejados e agendados com antecedência. Verifique o calendário, pois o tempo influência muitas decisões, inclusive, o local do evento. A depender do tipo de evento que você deseja realizar, talvez você tenha que ser mais flexível com a data para conseguir o local que quer ou mais flexível com o local, para organizar o evento na data desejada.
O local deve levar em conta não somente o perfil do evento, como também o número de pessoas que irão participar, sejam convidados ou colaboradores, e também o orçamento disponível para a realização. Na hora de pesquisar, considere possibilidades alternativas.
Às vezes, um salão tradicional, pode sair mais caro do que um ambiente parecido em um hotel, por exemplo. Procure locais com bons assentos, ventilação na medida e boa iluminação. Se possível, é bom que as cadeiras estejam dispostas em fileiras e em degraus, como um auditório para facilitar a visualização de todos os presentes. Não se esqueça que é necessário que o local tenha um espaço para o coffee-break.
Leve em consideração todos os itens de segurança previstos para realização de eventos como o que você planeja. Cheque os extintores de incêndio, portas de emergência e não deixe que o número de presentes seja maior do que o número permitido para o local. Não se esqueça de contar com uma equipe de segurança eficiente.
O espaço do coffee-break, além de arejado e amplo para acomodar mesas, cadeiras e pessoas em pé, precisa facilitar a entrada dos alimentos e das equipes de organização sem atrapalhar no evento. O ideal é um local bem decorado, que facilite a movimentação de cada um e que esteja próximo ao armazenamento e preparo dos comes e bebes, o que facilita o trabalho da equipe do buffet.
Não se esqueça de maneira nenhuma de verificar se o local possui alvará de funcionamento, extintores de incêndio (se estão em dia), esse um detalhe burocrático de suma importância para que não haja qualquer problema que esteja relacionado com a lei.
Agora é hora de organizar e contratar serviços de suporte que devem compor seu evento. Buffet para coffee break e equipamentos devem ser bem pensando para que convidados tenham uma ótima experiência durante todo o evento.
Realize uma recepção para o evento e disponibilize para os participantes e convidados, crachás e fichas de identificação, para que o acesso seja feito livremente em setores diferentes.
Não dá para produzir um evento sem um bom serviço de coffee-break, que é o momento do networking, onde os convidados poderão interagir entre eles e discutir ideias e projetos. Por isso, para que o evento não deixe a desejar, é muito importante oferecer o melhor também na hora da pausa entre as atividades, lembrando que o evento provavelmente durará parte do dia.
Antes de demandar o serviço, é necessário analisar o número de convidados e calcular bem a quantidade de itens necessários, a dica é de uma porção de 12 a 15 unidades e 600 ml de bebida por pessoa. Se estiver na dúvida, uma boa dica também é utilizar ferramentas e calculadoras disponíveis na internet para definir a quantidade exata. Mas lembre-se que o buffet contratado pode fazer isso. Porém, é importante ter noção sobre os números para não ser levado a pedir comes e bebes muito além da conta.
Outra dica muito importante para a contratação destes serviços é adequar o tipo de buffet ao evento. Se ele ocorrer durante as manhãs, é melhor contratar pratos e receitas mais leves. Caso a pausa para o coffee-break ocorra no começo da noite, a dica é oferecer alimentos mais apropriados para o horário, como salgados e, quem sabe, doces mais pesados. Leve em conta também a época do ano e a dinâmica do evento na montagem do cardápio, dando prioridade para pratos quentes ou frios.
Aparelhos de áudio, som e vídeo são imprescindíveis e são muito importantes para que os participantes possam acompanhar melhor os debates durante o evento. Defina o número de microfones, caixas de som, aparelhos de áudio, projetores, notebooks e data shows, e sempre peça uma quantia maior para ter reservas em caso de falhas.
Realize testes de todo o equipamento junto ao fornecedor antes do evento e peça um treinamento rápido no caso de ter que resolver pequenos problemas com o equipamento fornecido.
Na hora de decidir a decoração, lembre-se de que seu gosto pessoal nem sempre será acatado por todos os presentes, então, opte por algo mais neutro. Quanto ao cardápio além de se atentar à questão de horário citada agora a pouco, é preciso também pensar em opções alternativas, como por exemplo, alimentos vegetarianos.
