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Como escolher o melhor local para o seu evento corporativo? Está precisando organizar um evento corporativo e tem dúvidas sobre como escolher o melhor local para realizá-lo? Chegou ao post certo! Aqui, vamos te dar dicas práticas dos principais pontos que você deve observar para ter certeza se deve ou não escolher determinado lugar para promover sua cerimônia com sucesso! Confira:
Comece por aqui
Antes de sair pesquisando pontos a serem alugados para que você realize seu evento, é importante fazer um planejamento e considerar alguns aspectos essenciais. Primeiramente, defina qual a finalidade do encontro em questão: será uma festa de confraternização, um workshop com palestrantes, um treinamento? Também é de suma importância ter conhecimento com relação ao público alvo: será para colaboradores da própria empresa ou público externo, por exemplo? Respondendo essas duas questões, será possível analisar se o evento terá algum tipo de tema, outro ponto essencial. Paralelamente, deve-se considerar a data, não se esqueça que, normalmente, no final do ano a disponibilidade é extremamente concorrida, por isso, quanto antes isso for resolvido, melhor. Por fim, esteja certo de qual a melhor localização, pois, caso opte por um lugar mais afastado ou inacessível, é preciso pensar também no deslocamento dos participantes e convidados.
Qual investimento?
Mesmo já tendo definidos os itens que citamos acima, ainda não é hora de sair procurando o melhor lugar para realizar seu evento corporativo. Antes disso, você deve avaliar junto a equipe que está cuidando da organização qual o valor disponível para este fim, ou seja, seu orçamento. Afinal, de nada adianta querer alugar um espaço enorme, com uma excelente infraestrutura e vários recursos à disposição para o evento e não ter a quantia em dinheiro compatível para o pagamento, não é mesmo? Neste caso, o ideal é fazer uma boa pesquisa e comparar os preços, uma boa pedida é fazer isso com antecedência, assim, a chance de negociação de valores aumenta e você pode conseguir descontos e vantagens.
Infraestrutura
Seja corporativo ou não, o local em que será realizado um evento, principalmente de grande porte, requer uma infraestrutura completa e que atenda a todas as necessidades sem que o locatário tenha grandes preocupações, pois isso garante o sucesso da cerimônia tanto para quem está organizando, tanto para os convidados e participantes. Alguns pontos que você deve considerar: a disponibilidade e a qualidade de equipamentos de audiovisual, de acordo com a sua necessidade e a climatização do ambiente, se conta com ar condicionado, boa ventilação ou se for em um local de área externa, se há possibilidade de uma cobertura em caso de chuva, por exemplo. Um item que pode acabar passando despercebido por muitas pessoas é o ponto de gerador de energia, afinal, embora pequena, existe a chance de que falta energia e isso não pode arruinar seu evento, por isso vale a pena investir e evitar imprevistos. Não se esqueça de verificar as questões de estacionamento próprio, mobiliário e quantidade de banheiros adequada ao número de convidados.
Segurança
Outro aspecto que deve ser avaliado com muita atenção é o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), em que são verificados protocolos de segurança que envolvem quantidade e saídas de segurança, extintores, etc. Afinal de contas, é de fundamental importância que todos os envolvidos no evento possam participar e trabalhar com toda a segurança possível.
Acessibilidade
Ao escolher o melhor local para a realização do seu evento corporativo, lembre-se de escolher um que tenha acessibilidade e permita a entrada e o trânsito de pessoas com necessidades especiais com tranquilidade e segurança, é importante que tenha rampas de acesso, vagas especiais corredores adequados para a passagem de cadeira de rodas, por exemplo. Você também poderá providenciar intérprete de libras, visando sempre promover a inclusão de todos. Não se esqueça de verificar a disponibilidade de banheiros adaptados, de garantir acessibilidade às comidas e bebidas e sinalizar sobre a acessibilidade do evento.
Espaço para o buffet
Alguns espaços que realizam eventos costumam oferecer um combo de locação do salão mais serviço de buffet. Se você optar por este tipo de parceria, lembre-se de definir, primeiramente, qual a quantidade ideal de comida a ser servida e, em seguida, qual tipo de refeição, como por exemplo se será um coquetel, um jantar, self-service ou à la carte. Uma boa dica para bater o martelo sobre estas questões é considerar, claro, a ocasião, mas também a quantidade de horas previstas para a duração do evento, pois de nada adianta programar um super jantar com entrada, prato principal e sobremesa para um evento de apenas uma hora, suponhamos. Posto isso, o ideal é participar de uma degustação para certificar-se sobre a qualidade dos ingredientes e apresentação dos pratos.
Opte por pacotes
Além do buffet, alguns espaços próprios para a realização de eventos costumam oferecer aos clientes outros tipos de serviços necessários para uma cerimônia, como equipe de cerimonial, recepcionistas, decorador e atrações musicais, seja DJ ou banda. Uma boa pedida é negociar e optar por fechar pacotes personalizados, assim a chance de garantir um bom desconto aumenta muito e você não precisa ficar preocupado em manter contato com diversos fornecedores diferentes.
Credibilidade
Por último, mas não menos importante, cheque a credibilidade e a confiabilidade da empresa com a qual estiver negociando a locação do espaço. Vale a pena conversar com outros clientes que já tenham tido experiências, procurar em sites de reclamação na internet, consultar o CNPJ, enfim, há diversas maneiras de obter opiniões antes de realmente contratar, afinal, as pessoas só indicam aquilo que realmente confiam e gostam, não é mesmo? E só assim você poderá cuidar de todo o resto com tranquilidade, sabendo que tudo dará certo!
E então, gostou das dicas sobre como escolher o melhor local para o seu evento corporativo? Acha que ficou faltando algum ponto importante? Compartilhe com a gente nos comentários, vamos adorar saber! Temos certeza que depois deste post você conseguirá eleger o espaço mais adequado e promover um evento de muito sucesso!
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