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Uma conferência é uma excelente maneira de fazer com que pessoas com interesses em comum se reunam e troquem ideias de ponta em seu campo. Para citar alguns, as conferências no Brasil (excelente para o casal dormir, lugar tranquilo e com acomodações pacatas nos hotéis longe do centro) são eventos regulares em diversas áreas, no mundo acadêmico, no campo indústrial e empresarial, em grupos de marketing de diversos níveis e até mesmo em grupos religiosos.
Existem diversos pontos que garantem sucesso para a empresa que está realizando um evento ou conferência, é preciso saber quais são os pontos importantes que merecem atenção redobrada durante a organização e na produção do evento.
Se você resolveu realizar uma conferência em seu campo, pode começar percebendo que uma conferência bem planejada possui uma lista de tarefas de quase 1km de extensão. Você precisa planejar e pensar em detalhes como o local onde será feita a conferência, a lista de participantes, os equipamentos técnológicos que serão utilizados, e até mesmo os intervalos no caso de conferências muito extênsas.
- Definindo Tema
Garanta que o tema será um atrativo, para isso conte com uma equipe para coletar informações a serem publicadas em diversos tipos de mídia, dando preferêcia para jornais, redes sociais e até mesmo a televisão. É preciso avaliar o que poderia ser um bom tema para a conferência, estes potenciais temas devem ser discutidos posteriormente pela equipe de marketing, comercial e de produção da empresa.
- Desenvolvendo o Programa
Para cada evento devem ser realizadas entrevistas mesmo que por telefone com profissionais da área. Fazendo isso é possível elaborar um programa inicial a ser validado e aprofundado. Após essa etapa é preciso realizar ainda mais algumas reuniões com especialistas para fazer a validação de quem serão os profissionais a participarem da conferência.
- Tenha Um Bom Material de Apoio
Se possível, tenha uma equipe designada apenas para fazer o material de apoio que será utilizado na conferência. Essa equipe ficará responsável por coletar e organizar o material, mas dará início ao vínculo e compromisso de entrega desde o início da organização do evento. Programe-se para fazer distribuição antecipada deste material no local onde acontecerá o evento, reúna-se com os oradores para acertar os detalhes das apresentações, e esclarecer qualquer dúvida sobre o material disponibilizado aos participantes.
- Defina Valores e Métodos de Venda
Existem conferências gratuitas para os participantes e outras têm um custo exorbitante. Existem diversos fatores que devem ser considerados na hora de definir o preço da entrada e determinar a forma como será realizada a venda.
Verifique as taxas associadas ao planejamento? Se for uma pequena conferência local, pode fazer sentido não cobrar das pessoas que estarão presentes.
No caso de conferências duradouras, onde há o trabalho de buffet, já não é possível deixar de ser cobrada uma taxa dos participantes, já que a empresa terá uma despesa maior. Pode ser bastante útil fazer uma escala variável de pagamentos levando em consideração a fase da carreira de cada participante, ou até mesmo permitindo pagamento de meias entradas.
Vale ressaltar que, além de conferências físicas o mundo tecnológico tem sido um grande aliado e permite com que conferências sejam feitas de qualquer parte do país – e mundo. Atualmente as empresas têm adotado estruturas descentralizadas, o que permite com que haja a expansão das oportunidades de negócios novos e já existentes.
Com a diminuição do tempo para a realização de tarefas surge o conceito de mobilidade corporativa que ganhou um papel fundamental nas empresas para que se faça possível a conexão com gestores e empregados que estejam em diversas partes do país.
Para que haja a mobilidade corporativa, é necessário que se desenvolva instrumentos tecnológicos que permitam que os colaboradores possam acessar e-mails por diversos meios e que possam estar conectados à rede o tempo todo, o que encurta a tomada de decisões.
O grande objetivo da mobilidade corporativa é possibilitar que o funcionário trabalhe a distância com os mesmos recursos que teria a disposição em sua mesa no escritório. Trata-se de uma virtualização do ambiente de trabalho possibilitada pelo avanço tecnológico.
Diante do conceito de mobilidade corporativa, é fácil compreender o papel das salas de reunião destinadas à realização de conferências. Reuniões já fazem parte da rotina das empresas e, com o trabalho à distância, precisam sofrer algumas várias alterações. Afinal, nem sempre é possível reunir todos os participantes em um ambiente físico.
Dessa forma é preciso buscar por equipamentos e recursos que garantam que a conferência ocorra entre participantes separados por grandes ou pequenas distâncias, como se todos estivessem reunidos em um mesmo ambiente.
