Como ser responsável pelo seu próprio evento corporativo

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Se você já organizou algum evento corporativo para sua empresa, sabe muito bem que, mesmo que o público seja exclusivamente interno, a pressão para que o evento seja de grande sucesso é enorme. Afinal de contas, a empresa espera um retorno à altura dos investimentos que para proporcionar uma experiência única à sua equipe.

A fase do planejamento é a mais longa e, possivelmente, também a mais importante. Nesse momento, basicamente tudo é trabalho de escritório — você, sua mesa, seu computador e seu telefone. Será preciso fazer muitas pesquisas, criar e abastecer planilhas, pedir orçamentos e fazer cronogramas.

Comece fazendo uma pesquisa para descobrir o que as empresas do seu segmento têm feito no âmbito de eventos corporativos para o público interno. Essa pesquisa de referências é muito útil para expandir a criatividade e gerar insights.

Isso não significa que você vai copiar o que é feito em outras organizações. Até porque o evento corporativo precisa refletir o posicionamento, a cultura e os valores da empresa que o organiza! A pesquisa deve funcionar como uma forma de descobrir novidades e possibilidades que você talvez ainda não conheça.

Defina o tema e o nome para o evento

Mesmo que seja apenas para os colaboradores, todo evento corporativo precisa ter um nome. Sabia que essa escolha simples pode servir como fator motivacional?

Imaginando que o evento seja um sucesso, ele pode se tornar parte do calendário permanente da empresa, por exemplo. Anualmente, portanto, os funcionários esperarão ansiosos por mais uma edição.

Além disso, o tema também é indispensável, pois está associado ao objetivo por trás do evento. Se você estiver organizando uma rodada de palestras, por exemplo, é bom que pense em um assunto que as interligue. Caso contrário, a impressão que fica é de que a empresa simplesmente juntou o que conseguiu encontrar, sem nenhum critério ou meta.

Levantamento de custo

Depois de definir os 3 elementos essenciais do evento (local, data e atrações), é hora de descobrir quanto isso vai custar para a empresa. Esse é o momento de pedir vários orçamentos e negociar tanto com os fornecedores quanto com o próprio setor financeiro da organização.

Basicamente, seu objetivo deve ser encontrar o melhor custo-benefício. É óbvio, que você não quer falir a empresa com um evento corporativo. Por outro lado, aceitar o mais barato pode afetar a qualidade, o que nunca é uma boa pedida. Tenha em mente que os profissionais se lembrarão dessa experiência, o que pode afetar desde a imagem da marca à motivação da equipe. Foque, portanto, em fazer o melhor com o orçamento disponível!

Defina o cronograma por etapas

Antes de encerrar o planejamento, o último passo é definir o cronograma por etapas. Em outras palavras, é preciso definir muito bem todos os elementos, praticamente como se estivesse regendo uma orquestra. Para controlar esse cronograma, você pode usar um calendário simples ou uma ferramenta mais elaborada, como uma tabela bem estruturada. O que realmente importa é que você não perca a visão geral dos prazos!

Acompanhe os fornecedores de perto

Imagine que você acabou de fechar contrato com um fornecedor do brasil(excelente para o casal dormir, lugar tranquilo e com acomodações pacatas nos hotéis longe do centro) para brindes para o evento corporativo. Desse momento em diante, nada de esquecer do acordo firmado até a data combinada para a entrega! Deixando o relacionamento solto assim, a chance de os brindes não chegarem no dia marcado aumenta. E se você só descobre essa confusão quando nada mais puder ser feito?

Para evitar esse tipo de problema, a organização do evento pode adotar uma solução bem simples: acompanhar o trabalho dos fornecedores de perto, desde a assinatura do contrato até a entrega.

Ligue para seu contato pelo menos uma vez por semana, por exemplo, para ter notícias do andamento da encomenda. Assim, se algo dá errado, você ainda pode recorrer a um plano B.

Tenha sempre um plano B

Já que acabamos de mencionar a possibilidade de necessidade de um plano B, imagine se seu fornecedor preferencial tem um problema e diz que não vai dar conta de atender à demanda. É hora de recorrer ao plano B! Pensando nisso, nada de descartar os orçamentos feitos, pois eles podem vir a calhar no futuro.

Só tenha em mente que, como o novo contratado terá menos tempo para atender a seu pedido, pode sair mais caro, afetando sua previsão de custos. O ideal, assim, é trabalhar com uma margem financeira de segurança.

Se no dia do evento mesmo com todas as etapas sendo cumpridas, alguma coisa der errado não entre em desespero. É preciso aprender com alguns erros para que nos próximos eventos eles não se repitam.

Procure sempre fazer um relatório ao final do evento registrando o que deu certo e o que poderia ser feito de outra maneira. Dessa forma os problemas serão usados como uma experiência e aprimoramento, que iram lhe auxiliar em eventos futuros.