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No momento de planejar um evento corporativo surgem diversas dúvidas, dentre elas estão, onde realizar o evento, como calcular os comes e bebes e como convidar todo mundo. Não se desespere, basta seguir algumas dicas e se organizar que seu evento terá sucesso garantido!
Independentemente do tamanho da empresa ou do ramo em que atua, sempre existem ocasiões em que se faz necessário a organização de um evento, além do mais os motivos podem variar desde um treinamento para funcionários até lançamento de novos produtos ou serviços.
O ponto de partida para organizar um evento corporativo não pode ser outro, antes de pensar em detalhes, é preciso saber até quanto você pode gastar. A verba disponível vai definir a escolha do espaço, da decoração e do buffet. Comece fazendo uma planilha para organizar os gastos e ter controle de tudo que que já foi estabelecido.
Não se esqueça de conversar com o responsável pela contratação do seu serviço sobre o que deve ter no evento empresarial e qual a quantia disponível, tenha em mente que não se pode fazer muita coisa com pouco dinheiro e, que em caso de boas verbas, é possível sugerir itens que sejam interessantes. Para ter um auxílio no orçamento, é recomendável buscar por patrocínios, além de aliviar com os gastos, é uma excelente oportunidade para dar início a novas parcerias que podem ir além do evento.
Escolhendo a data e o local para seu evento
Após estabelecer o valor que pode ser investido, o próximo passo é pensar na melhor data e local para seu evento em Ribeirão(excelente para o casal dormir, lugar tranquilo e com acomodações pacatas nos hotéis longe do centro). Para esse momento é importante levar alguns fatores em consideração, como por exemplo, evite épocas que podem causar estresse para seus funcionários, final de mês por exemplo, tendem a ser mais desgastantes. Lembre-se que eventos realizados em dias úteis, fora do horário de trabalho podem comprometer a jornada do dia seguinte, já que os funcionários terão um período de descanso incompleto.
Na hora de escolher o local onde realizará o evento, além do espaço e da infraestrutura, a localização é um fator essencial. Procure locais próximos à empresa, dessa forma, os convidados já estarão familiarizados com a região e não terão problemas para chegar até o local.
Tenha em mente que um planejamento feito com antecedência pode fazer toda a diferença. Se você deixar para última hora, provavelmente encontrará poucas opções de data e local disponíveis.
Faça as contas você mesmo
Existem formas práticas para poupar dinheiro e tempo, antes de fazer orçamento com buffets e fechar pacotes, tenha uma ideia do que precisa. Faça um levantamento do número de convidados e trace estimativas, para ajudar nas contas existe um cálculo que pode ser considerado.
- Comida
12 a 15 salgados por pessoa se houver apenas coquetel
5 a 8 salgados por pessoa se houver almoço ou jantar
150 gramas de massa por pessoa, se servida como acompanhamento, ou 200 gramas, caso seja servida como prato principal
200 gramas de carne por pessoa
- Bebida
Uma garrafa de vinho para cada duas pessoas
Um litro de whisky para cada dez pessoas
Uma garrafa de cerveja por pessoa
400ml de refrigerante por pessoa
200ml de água mineral por pessoa
Não se esqueça de entrar em contato com bons fornecedores!
Comunique os convidados
Evento planejado, serviços contratados, agora é o momento de informar seu evento para seus convidados. Antes de investir em banners e cartazes, seria interessante cogitar outras alternativas. Afixar cartazes em murais de aviso e corredores não são formas eficientes para esse tipo de comunicação, além de serem muito impessoais. As informações contidas ali, nem sempre são lembradas e podem passar muitas vezes despercebidas.
Uma boa alternativa para enviar os convites seria um mailing atualizado de toda a empresa, o e-mail empresarial é acessado por todos com certa frequência e um convite enviado por esse meio certamente vai ter alcance e eficiência muito maiores, além de não gerar nenhum custo adicional para seu orçamento.
Crie uma página para seu evento, isso permite com que os convidados tenham acesso ao cronograma do mesmo e sintam-se inclusos no processo de organização. Além disso, fazendo um anexo dessa página junto ao e-mail enviado aos convidados é possível realizar o controle de entrada de cada participante do evento, já que na página os convidados confirmariam sua presença.
Feedback
É preciso saber se o evento foi bem-sucedido, sendo assim dê muita atenção para o pós-evento, é com ele que você vai captar as impressões do público participante, bem como de quem contratou seus serviços e das demais pessoas que trabalharam com você.
Se seu evento foi promovido pela internet e você possui uma lista de e-mail, comece agradecendo a presença e convide a pessoa a comentar sobre o que gostou, ou não no evento, abra espaço para sugestões e críticas. Os convidados são o item mais importante de qualquer produção, sendo assim, obter este feedback é de extrema importância para manter a qualidade do seu trabalho, o mesmo vale para sua equipe.
