Viagem Corporativa: Entenda como organizá-la

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Uma viagem corporativa é algo muito promissor para o segmento do turismo e para as organizações, proporcionando resultados satisfatórios para a empresa visto que traz oportunidades na tratativa com novos clientes e até na expansão da marca.

Por esse motivo, dedicar tempo para entender como organizar viagens corporativas e como elas podem ajudar no sucesso dos negócios é fundamental, principalmente para negócios em expansão ou que dependem de viagens constantes para seu pleno funcionamento.

Diversas empresas encontram nas viagens corporativas uma oportunidade para desenvolver ou implementar novas soluções, alcançando os objetivos estabelecidos no planejamento anual.

O grande desafio é organizar uma viagem que seja econômica, mas suficientemente produtiva.

Com algumas dicas práticas, é possível decidir todos os detalhes sem grandes problemas, economizar e realizar uma viagem bem-sucedida.

O que são viagens corporativas?

As viagens corporativas são, basicamente, viagens em que os funcionários da empresa participam, representando a companhia, seja em eventos/feiras, reuniões ou planos de desenvolvimento.

Além disso, com novas oportunidades de negócios, as marcas precisam ir até os potenciais clientes para vender seus produtos ou serviços.

Essa missão é atribuída, geralmente, aos funcionários que conhecem bem os potenciais e objetivos da marca.

Esse deslocamento dos colaboradores acontece em situações em que a empresa se inscreve em feiras, cursos presenciais, congressos e até em casos de visitas de clientes-chave, que necessitam de um contato direto para conseguir fechar as vendas.

Um ponto importante que os gestores precisam entender é que uma viagem corporativa não deve ser vista como mais uma mera despesa, trata-se de um excelente investimento.

O presencial pode ser um diferencial decisivo para o fechamento de alguns negócios, ou seja, reuniões podem ajudar a entender melhor as necessidades dos clientes e possibilita até estreitar as relações com fornecedores de detergente desincrustante alcalino.

Como organizar uma viagem corporativa?

Existem algumas etapas importante no processo de organização da viagem que precisam de uma atenção, pois são elas que ajudam a conquistar bons resultados, além de garantir uma boa estadia e organização da rotina, como:

Pesquisa

Antes de começar a pesquisar hotéis e outros detalhes importantes para estadia e negociação, os gestores devem avaliar a viabilidade e importância da viagem.

Algumas questões devem ser traçadas nesse momento, como se é necessário investir no deslocamento, quais os objetivos da viagem e se realmente será de valor para o investimento, trazendo um resultado que não seria alcançado por contatos a distância, por exemplo.

Ao analisar estas questões e entendendo a importância da viagem, os gestores podem dar início a fase de pesquisas e roteiros.

O processo de pesquisa consiste, basicamente, em buscar os melhores preços, condições de pagamento e estratégias que ajudem os viajantes a economizarem.

O processo de pesquisa sobre o destino e preços tem importância assim como escolher insuflador e exaustor de ar 300mm para espaço confinado, e deve ser feito detalhadamente

Planejamento

É muito importante planejar com cuidado a viagem corporativa para que tudo aconteça conforme o desejado.

O plano envolve orçamentos controlados e alinhados conforme as necessidades dos colaboradores que participarão da viagem.

Para planejar bem é essencial ter algumas informações em mente como: o destino, quando será a viagem, quantos funcionários vão participar e quanto de capital há disponível em caixa para que a empresa possa planejar a viagem.

Outro detalhe muito importante é definir quem ficará responsável por cuidar das passagens aéreas, reservas dos hotéis, aluguéis de carro, entre outros pontos relevantes para a viagem.

O processo de planejamento de uma viagem corporativa é fundamental para o sucesso. Ele merece atenção assim como um plano para a instalação de divisórias sanitárias e outros itens/equipamentos essenciais para o conforto e bem-estar dos colaboradores.

Ao executar a etapa do planejamento com eficiência a empresa pode ter sucesso em seus objetivos, além da economia e redução de contratempo durante a contratação de serviços essenciais durante o deslocamento.

Organização

No universo empresarial, a organização proporciona qualidade e otimização de tempo. Pensando nas viagens, organizá-la etapa por etapa permite que os gestores possam se preparar no quesito tempo e capital.

Seguir uma política de viagens da empresa e ter ajuda de uma equipe de gestão de viagens são maneiras de se organizar com eficiência e garantir que não falte nada na viagem.

Antecedência

As viagens pensadas e organizadas com antecedência podem evitar mal-estar e imprevistos por parte dos colaboradores envolvidos na viagem, além de permitir que a empresa se prepare melhor para negociar com fornecedores.

A elaboração de cronograma para as viagens pode ajudar a prever com antecedência os deslocamentos que serão necessários, assim a empresa pode se preparar de modo estratégico em casos de mudanças de planos, cancelamentos, remarcações de datas, entre outras questões.

Este processo de antecedência ajuda as empresas, evitando que problemas de ordem financeira prejudiquem a companhia.

A relevância de ter um gestor de viagens nas empresas

Empresas que possuem médio e grande porte, com um número considerável de colaboradores, precisam de um profissional que atue especificamente no gerenciamento de viagens corporativas.

A função do gestor de viagens é centralizar todas as informações a respeito da viagem corporativa, criando alguns critérios para o controle das atividades nesta área e verificando o gerenciamento e controle das viagens da empresa.

Um profissional capacitado faz diferença nos resultados de gerenciamento, otimizando custos, rotas e atividades a serem desenvolvidas.

As principais atividades no dia a dia de um gestor de viagens corporativas são:

Fornece assessoria aos funcionários durante a viagem;
Atuam no controle a acompanhamento dos custos;
Ajuda a definir as políticas de viagens da empresa;
Faz reservas de hotéis, aluguéis de transportes e compra de passagens aéreas;
Sugere roteiros turísticos como parte recreativa da viagem;
Controla o orçamento de gastos da viagem;
Elabora planilhas para acionistas e diretores;
Prioriza ações que proporcionem melhorias para a empresa.

As tarefas de um gestor de viagem em empresas de pequeno porte ficam divididas com alguns cargos como: analista de RH (Recursos Humanos), secretarias, analistas administrativos e financeiros, coordenador financeiro/administrativo ou analista de suprimentos.

O gestor de viagens corporativos tem um papel muito importante nas empresas das mais diversas áreas, seja para um fornecedor de interfone digital para condominio ou mesmo para comerciantes de peças para varejo, visto que garante os recursos necessários para a segurança e uma boa atuação na viagem.

Como obter as melhores condições para as viagens corporativas?

Excelentes condições não estão relacionadas somente aos preços, mas outras vantagens como descontos, bônus aos viajantes, prazos facilitados, entre outros.

O primeiro passo para ter boas condições está diretamente relacionado ao planejamento com antecedência. Isso permite ter mais tempo para pesquisar os melhores preços, barganhar e, assim, fechar contrato com serviços de qualidade.

Outra possibilidade de conquistar boas condições é construindo uma relação com fornecedores.

As empresas que realizam viagens corporativas como uma atividade constante podem se tornar parceiras de alguns fornecedores, pois esta relação a médio e longo prazo pode se tornar favorável para ambas as partes, rendendo condições vantajosas.

Ter condições favoráveis é algo importante e muito positivo para empresas de diversas áreas, inclusive companhias especializadas em lanterna de led para carretinha reboque.

Afinal, são esses diferenciais que proporcionarão mais competitividade e um melhor gerenciamento dos recursos e oportunidades de posicionamento da empresa durante a viagem.

Dicas para conseguir economizar nas viagens corporativas

Seguindo algumas dicas simples, os gestores podem ter economia e resultados positivos com as viagens corporativas. As principais dicas são:

Conscientizar os funcionários sobre a importância das viagens;
Seguir à risca as políticas de viagens corporativas;
Ter firmeza durante as tratativas e prestação de conta;
Buscar ajuda especializada;
Criar ações estratégicas, conforme as informações dos relatórios de viagens.

Com essas dicas, as empresas de proteção contra quedas de altura podem planejar as viagens corporativas que ajudam a fechar novos negócios, conquistar mais clientes e, assim, crescer mais no segmento de atuação.

Erros que devem ser evitados em viagens corporativas

É importante que os gestores e profissionais entendam algumas ações que não podem ser feitas, pois, ao executá-las, corre o risco de prejudicar a viagem. Confira as principais a seguir:

Autorização para realizar viagens sem planejamento prévio

Algumas empresas cometem o erro de não se planejar com antecedência quando necessitam realizar viagens corporativas.Definir o cronograma e os deslocamentos que serão feitos, por exemplo, aumenta muito as oportunidades de sucesso, garantindo que a empresa tenha os melhores preços, as melhores condições de comodidade e segurança e mais tempo para otimizar a presença em reuniões e eventos.

Falta de negociação com fornecedores

Durante a organização de uma viagem corporativa é importante colocar em prática as habilidades de negociação.

Ao negociar com os fornecedores, por exemplo, a empresa pode ter um prazo maior para o pagamento, descontos interessantes e outros benefícios que podem deixar os gestores satisfeitos e o negócio melhor posicionado.

O ato de negociar é importante em vários momentos na companhia, seja para a compra de um spray dryer preço ou para a compra das passagens e reservas de hotéis.

Outros detalhes importantes para evitar erros consistem em:

Não tirar proveito do benchmarking;
Focar mais na economia financeira;
Não aproveitar as ferramentas tecnológicas;
Deixar em segundo plano as necessidades dos envolvidos na viagem;
Ignorar as políticas corporativas.

Portanto, as viagens corporativas são muito importantes para a empresa crescer, ter novos clientes e ter possibilidades de negócios que ajudam no sucesso na área de atuação.

Planejar todos os detalhes essenciais na viagem, assim como em um curso de guardião de piscina, são maneiras de ter tudo que precisa no decorrer do trajeto e estadia, bem como nas reuniões, tendo mais oportunidades e melhores resultados.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.