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Como organizar uma viagem de negócios? É muito comum que empresas solicitem aos seus colaboradores que façam reuniões, treinamentos e negociações em outras cidades, estados e até países diferentes. Diferentemente de uma viagem a lazer, a viagem de negócios requer atenção a alguns pontos especiais, pois, normalmente, é necessário otimizar o tempo e ainda garantir a produtividade durante o período fora. Neste post, vamos dar dicas essenciais para que você consiga organizar uma viagem de trabalho com eficiência, atentando-se aos principais elementos para que tudo ocorra da melhor maneira possível e você evite o maior número de situações indesejadas possível.
Resolva a parte burocrática
Uma vez que a empresa solicita que o colaborador se desloque de sua cidade para resolver questões profissionais em nome da empresa, é muito importante que ambas as partes tenham conhecimento e coloquem em prática os direitos e deveres de cada um. O ideal é que a empresa conte com uma política de viagens para ajudar no controle e na organização das viagens corporativas, afinal, trata-se de uma via de mão dupla, ao mesmo tempo em que a empresa tem que disponibilizar recursos e controlar as despesas, o funcionário viajante deve manter a qualidade dos serviços e cumprir seu papel esperado. Caso a empresa ainda não disponha de regras organizadas, vale a pena deixar tudo acordado antes de viajar para evitar possíveis situações desagradáveis.
Entenda o real motivo da viagem
É muito importante que o principal motivo da viagem, bem como seus objetivos estejam alinhados entre empresa e colaborador. Principalmente com a pandemia, as reuniões por videoconferência tornaram-se frequentes e acabaram facilitando muitos processos corporativos, por isso, não se esqueça de avaliar se a situação realmente requer a presença ou se um encontro virtual poderia resolver.
Cronograma
Antes de fazer as malas e partir para o destino, tenha em mente e anote todo o cronograma durante os dias de viagem. Lembre-se que ao estabelecer este itinerário, você deve considerar todas as atividades a serem realizadas e calcular o tempo de estadia de acordo com elas para que tudo possa ser resolvido com tempo hábil e sem atrasos. Considere também o tempo de deslocamento, horários de voos, tempo no trânsito e outros quesitos que fazem parte da viagem.
Verifique o clima
Após acertar quantos dias ficará fora, é fundamental checar a previsão do tempo referente aos dias de sua viagem, isso será muito útil na hora de fazer as malas e definir as roupas que precisará levar, pois, mesmo em viagens para dentro do Brasil, o clima e as temperaturas podem variar drasticamente de um lugar para o outro e você tem que estar preparado para isso.
Orçamento e organização
Ao fazer o orçamento para a viagem e calcular uma média do valor que será gasto, você não pode deixar de considerar itens como hospedagem, alimentação, deslocamento, passagens e eventuais gastos extras que o colaborador pode ter. A questão do pagamento pode variar, uma vez que há a possibilidade da empresa disponibilizar o dinheiro ao viajante ou praticar o reembolso, enfim, tudo isso deve ser alinhado junto a política de viagens, conforme já citamos. Além dos recursos financeiros, as atividades que serão realizadas devem ser muito bem organizadas, pois de nada adianta marcar vários compromissos para o mesmo dia para economizar tempo e não conseguir realiza-los com eficiência e comprometimento, não é mesmo?
Hospedagem
A hospedagem do colaborador deve ser planejada e escolhida com antecedência procurando sempre oferecer a ele opções com boa estrutura, quartos confortáveis, restaurantes, área especial para reuniões, conferências e outras atividades profissionais, além de optar por uma boa localização. Se a viagem em questão for para Campinas ou Sorocaba, cidades do interior de São Paulo, saiba que a Rede Nacional Inn conta com diversas opções que, certamente, irão atender às necessidades da viagem de negócios. Em Campinas, estão o Euro Suit Campinas, Nacional Inn Campinas Trevo, Golden Park Campinas Viracopos, Dan Inn Campinas Cambuí, Nacional Inn Cambuí Campinas Residence e Dan Inn Campinas Anhanguera. Já em Sorocaba são os seguintes hotéis: Nacional Inn Sorocaba, Dan Inn Sorocaba e Golden Park Sorocaba e Convenções. Saiba mais em www.nacionalinn.com.br.
Confirme todos os compromissos
Imagine só se deslocar para outra cidade e, ao chegar lá, ser informado de que o compromisso foi cancelado ou adiado, uma situação nada agradável, não é mesmo? Mas uma ação muito simples pode te livrar desse desconforto: confirmar todos os compromissos antes da viagem. Apesar de parecer óbvio, muitas pessoas acabam esquecendo de fazer isso e depois acabam arcando com as consequências. É claro que imprevistos podem acontecer, mas verificar com antecedência se tudo irá ocorrer como o planejado é de fundamental importância.
Compre passagens e faça reservas com antecedência
É fato de que quanto mais próximo da data viagem você deixar para comprar passagem e reservar a hospedagem, mais caro você irá pagar. Por isso, assim que tiver definidos os dias em que ficará fora, providencie a compra das passagens aéreas e a reserva do hotel. Existem diversos comparadores de preços de passagens como Kayak ou Skyscanner para que você consiga economizar. Lembre-se de comprar horários de passagem em que você possa chegar com antecedência para se preparar para os compromissos e verifique junto ao hotel os horários de check in e check out.
Como será sua locomoção
Defina junto a empresa qual será o meio de deslocamento utilizado durante a viagem. Atualmente, há diversas opções como alugar um carro, utilizar transporte por aplicativo, táxi, transporte público ou dependendo do lugar, até mesmo fazer os trajetos a pé. Isso deve ser pensado e incluído também no planejamento financeiro. É importante levar em conta a praticidade do modo escolhido, o conforto e a segurança do colaborador.
Conclusão
Pode parecer muita coisa para se pensar e planejar, mas, com certeza, seguindo essas dicas sua viagem de negócios será o mais agradável possível, livre de situações desagradáveis e produtiva, tanto o colaborador que irá viajar, quanto para a empresa. Lembre-se de manter tudo organizado para ter efetividade na realização das tarefas e, caso haja tempo livre, aproveite para conhecer a cidade ou usufruir dos serviços do hotel. Gostou do post? Tem alguma observação a ser compartilhada? Conte aqui nos comentários e ajude outras pessoas a terem sucesso na viagem a trabalho.
Nacional Inn Sorocaba
Dan Inn Sorocaba
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