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Bem diferente de uma vigem de lazer, a viagem corporativa pode ser acompanhada de tensão devido compromissos de trabalho que estão por vir. Em casos de trajetos internacionais, a ansiedade pode ser maior, já que quase sempre existe aquela inquietude por sair do país. Existem diversas dúvidas sobre o que pode ser feito para que tudo dê certo nesse momento, aqui separamos algumas dicas para que tudo saia conforme o planejado.
Primeiramente é preciso fazer um planejamento com todas as etapas da sua viagem, após, com base nesse planejamento faça um check list. São ações simples, mas que evitam que você corra o risco de, por exemplo, adentrar em uma reunião importante sem a apresentação necessária ou perceber apenas no momento de se trocar que esqueceu o cinto ou a meia.
Faça uma lista de tudo que deve estar em sua mala. Isso vai ajudar para que você não deixe nada para trás, tanto na ida até seu destini quanto na volta para sua casa. Escolha peças práticas que combinem entre si, assim você evita perder tempo pensando quando vai se arrumar. Para escolher essas combinações, tenha em mente o tipo de compromisso, o período da sua estádia no local e a previsão do tempo.
A dica de organizar uma lista é válida também para os documentos que serão levados. Já imaginou não poder embarcar ou entrar em outro país porque esqueceu algum documento? Quando receber a informação sobre o evento, verifique a validade de seus documentos e fique atento, pois no caso de outros países, são feitas diversas exigências que variam de um local para o outro. Consulte com antecedência o que é obrigatório em seu destino e nos países de conexões, fique sempre atento aos locais que exigem vacinas e certificados internacionais para que você possa entrar em seus territórios, mesmo que seja no Brasil (excelente para o casal dormir, lugar tranquilo e com acomodações pacatas nos hotéis longe do centro).
Não se esqueça de que documentos e itens importantes devem estar na sua mala de mão. Por falar nisso, vale separar algumas peças que iriam na bagagem despachada e deixá-las naquela que lhe acompanha no avião. Essa medida é simples, mas pode salvar sua pele em caso de estravio de sua bagagem.
Por falar em documentos, vamos nos lembrar dos que permanecem em notebooks e celulares. Faça sempre um backup de materiais importantes, por exemplo, um relatório que você vai precisar, é preferível que você o tenha impresso, salvo em seu notebook e presente na nuvem e até mesmo em um pen drive. Desta forma, você evita passar por apuros e desespero.
Pesquise sempre sobre a política de viagens da sua empresa, não corra o risco de ir contra alguma regra e ter que arcar com uma despesa que não será reembolsada. Prepare-se para prestar contas, guarde notas e comprovantes fiscais e procure sempre anotar quais foram os gastos, faça como se fosse um diário de viagem, dessa forma você evita se atrapalhar na hora de comprovar seus gastos e solicitar reembolsos.
Uma alternativa bastante viável para empresas que precisam deslocar colaboradores para outros locais para eventos ou encontros empresariais é, a contratação de uma empresa especializada em viagens. Essa atitude se torna proativa na organização da viagem corporativa, mas não dispensa a ajuda de outros profissionais dentro e fora da organição.
Em geral, as empresas contratadas oferecem soluções e serviços que reduzem o tempo dos processos, além de minimizar os custos, já que conseguem as melhores negociações com os fornecedores.
As agências de viagem também avaliam as organizações contratantes e sugerem melhorias, fazem relatórios e gerenciam as despesas dos deslocamentos. Em outras palavras, eles fazem todo o trabalho “pesado” para você. Sendo assim, considere essa opção para viabilizar suas viagens corporativas.
Quando se trata de viagens corporativas a palavra chave precisa ser planejamento, já que esta é a terceira maior despesa das organizações, ficando atrás apenas da folha de pagamento e do setor tecnológico.
As viagens de negócio muitas vezes são de extrema importancia para fazer, ou até mesmo manter, contato com parcerias, instalar novas unidades da companhia, fortalecer parcerias ou até favorecer o treinamento dos colaboradores. São portanto, estratégicamente importantes para a empresa e merecem muita atenção e cuidado em sua execução.
Assim, devido o alto investimento, é preciso adquirir o hábito de se organizar adequadamente evitando assim gastos desnecessários e garantindo a sustentabilidade do negócio para o qual você trabalha.
