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Seja corporativo ou social, organizar um evento não é uma tarefa fácil, afinal, é preciso estar atento a uma série de atividades que deverão ser feitas para que, finalmente, aconteço de fato o evento. Se você está se planejando para organizar uma festa, uma conferência ou algo do tipo e tem dificuldades de como se programar e executar as tarefas, chegou ao post certo! Aqui vamos te dar um passo a passo completo de como organizar um evento de sucesso! Leia até o final para saber tudo!
Qual a finalidade do evento?
O primeiro fator para levar em conta antes de iniciar de fato a organização do seu evento é ter muito bem definida a finalidade dele, pois só assim será possível planejar o passo a passo. Ao contrário do que muita gente pode pensar, evento não é sinônimo de festa, há possibilidade de se organizar uma palestra, uma convenção, um treinamento, o lançamento de um produto, por exemplo, e cada uma desses tipos requer um tipo de lugar para ser realizado, de som, de buffet, decoração, e assim por diante.
Como será realizado o evento
Após definir a finalidade, chegou a hora de tomar a decisão sobre o formato do evento. Tudo isso deve ser pensado com máximo de antecedência possível, pois é preciso um tempo hábil para elaborar um planejamento e averiguar as eventuais dificuldades que possam surgir. Com a pandemia, os eventos on-line tornaram-se mais populares e frequentes, e eles podem ser categorizados, por exemplo, em: webinar (conferência digital em que uma pessoa apresenta e as demais assistem) e videoconferência (em que há interação entre quem apresenta e os demais participantes). Porém, com o avanço da vacinação e a flexibilização das regras, os eventos presenciais estão voltando a ser considerados, sendo assim, você poderá escolher, de acordo com sua necessidade, entre fazer um coquetel, uma palestra, um debate, ou outro formato.
Participantes
Tendo em vista o objetivo e o formato do evento, cabe agora, analisar qual será o público alvo, ou seja, a quem será destinado o acontecimento em questão. Este passo é extremamente importante, pois é com base nele que você conseguirá definir a linguagem, a decoração, enfim, toda a forma com que as informações serão expostas, para que estejam alinhadas aos interesses dos participantes. Além disso, faça uma lista de convidados ou uma estimativa. O ideal é realizar a confirmação de presença com antecedência, já que este número é necessário para determinar serviços como a escolha do local e do buffet, por exemplo.
Defina a equipe
Poder contar com profissionais qualificados e dispostos a fazer de tudo para que o evento ocorra conforme o planejamento é de fundamental importância. Considerando a quantidade de convidados e a proporção do evento fica mais fácil definir quantas pessoas devem compor a equipe de organização. Mas, atenção! Quantidade não é sinônimo de qualidade. É essencial ter muito bem determinadas as tarefas e seus respectivos responsáveis pela contratação, acompanhamento e execução, afinal, de nada adianta ter uma equipe enorme e fora sincronia. O contrário também deve ser levado em conta, se o evento for muito grande, uma equipe pequena pode ficar sobrecarregada.
Cronograma
Depois de estabelecer os profissionais que irão atuar na organização e suas respectivas tarefas, determine um cronograma para a execução das atividades. Ele pode ser feito de maneira bem detalhada, incluindo data, horário, tempo para realização da atividade e observações. Além disso, é interessante que todos tenham acesso para que possam ter noção do andamento, porém, uma pessoa deve ficar responsável por acompanhar os prazos e fazer as cobranças, se necessário. O cronograma ajuda muito a diminuir as chances de erros e imprevistos devido a organização.
Orçamento
Avalie junto aos gestores qual valor poderá ser investido. O orçamento deve ser equilibrado, nem muito enxuto, nem exagerado. É fundamental que os solicitantes tenham a consciência de que, quanto maiores as pretensões com evento, maiores são os gastos. De nada adianta querer alugar um espaço gigantesco, contratar um buffet caríssimo e ultrapassar o limite do orçamento. É preciso pensar com parcimônia e coerência, prezando sempre pela qualidade dos fornecedores e que os convidados tenham a melhor experiência possível.
Infraestrutura
Este tópico deve ser analisado de perto pelos organizadores e com muita atenção, pois é determinante para o sucesso do evento. Neste momento, é a hora de definir tudo relacionado à infraestrutura. Primeiramente, você deve considerar o local em que será realizado, considerando: mobílias, alvará de segurança, estacionamento, localização, acessibilidade, etc. Pense também nas atrações: será necessário contratar uma banda, um dj? Esses profissionais necessitam de quais equipamentos? Quanto à decoração: deve-se contratar uma empresa especializada? Será necessária uma iluminação especial? Com relação ao buffet, o ideal é definir o cardápio com antecedência e participar de uma degustação para ter certeza de que o fornecedor irá atender às expectativas. Também fazem parte desta lista serviços de segurança, manobristas, recepcionistas, equipe de limpeza, garçons e outros profissionais que atuam diretamente na realização do evento. Apesar de ser muita coisa a ser decidida, seguindo o planejamento que estamos apresentando você conseguirá definir e organizar tudo com antecedência, obtendo sucesso na realização das tarefas.
Divulgação
Com todos os itens acima definidos, é o momento de investir na divulgação. Para este tópico você deve considerar, obviamente, o público alvo e planejar uma estratégia que os atinja e desperte vontade de participar do evento. Por isso, a linguagem e a identidade visual devem ser trabalhadas com atenção, respeitando as características dos participantes e a finalidade do evento. Lembre-se de iniciar a divulgação e enviar os convites com antecedência para que haja tempo hábil para os convidados se programarem.
Após o evento
Engana-se quem imagina que o evento acaba quando os convidados vão embora e o local fica vazio. É muito importante que, após o término, (não imediatamente, é claro), a equipe se reúna para avaliar os possíveis erros, discutir o que poderia ter sido feito para evita-los, pontos a melhorar, enfim, que realize um feedback para que os próximos sejam ainda melhores. Além disso, também é necessário prestar contas aos solicitantes e organizar eventuais pendências com fornecedores. Lembre-se de que este quesito não tem a intenção de punir ninguém, mas sim, identificar o que pode ser feito de diferente ou que deve ser mantido para futuras oportunidades.
Dica extra
Caso você esteja planejando seu evento para ser realizado em Campinas ou Sorocaba, lembre-se de que a Rede Nacional Inn está presente nestas cidades com diversas opções de hotéis com ótima infraestrutura para realização de cerimônias corporativas ou sociais, com excelente localização. Em Campinas, estão o Euro Suit Campinas, Nacional Inn Campinas Trevo, Golden Park Campinas Viracopos, Dan Inn Campinas Cambuí, Nacional Inn Cambuí Campinas Residence e Dan Inn Campinas Anhanguera. Já em Sorocaba são os seguintes hotéis: Nacional Inn Sorocaba, Dan Inn Sorocaba e Golden Park Sorocaba e Convenções.
E então, gostou das nossas dicas? Se tiver alguma sugestão ou comentário, compartilhe com a gente, ficaremos muito felizes em saber!
Nacional Inn Sorocaba
Dan Inn Sorocaba
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