Organizando evento corporativo em hotel, acerte nos detalhes!

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Se você ainda tem dúvidas sobre organizar um evento corporativo em um hotel, pode se decidir agora mesmo! Realizar esse tipo de evento em um hotel é uma ótima escolha, além de que, na ocasião estarão presentes colaboradores que residem em locais diferentes. A ideia facilita no transporte e na acomodação de todos, mas além dos colaboradores distantes a ideia continua sendo uma boa escolha até mesmo para participantes que morem no mesmo local do evento.

Os espaços disponíveis em hotéis normalmente oferecem serviços de alimentação, evitando assim a contratação de uma empresa terceirizada ou até mesmo a necessidade de deslocamento dos convidados para fazer as refeições. Entretanto, existem algumas dicas para escolher a melhor das opções disponíveis em sua cidade.

Uma das dicas mais importantes na hora de escolher o espaço ideal é conferir o local, o tamanho do espaço que o hotel dispões para eventos, é preciso garantir espaço suficiente para acomodar todos os convidados. Este é um dos primeiros requisitos, sendo que pode ser necessário descartar algumas opções.

É indicado ainda que a organização desse evento se inicie alguns meses antes da sua realização, alguns hotéis com bons espaços costumam realizar eventos com grande frequência, então encontre o local perfeito e garanta sua reserva. Com relação à capacidade é importante avaliar se além do espaço, o hotel disponibiliza cadeiras e demais móveis que serão utilizados, afinal pode ser que seja preciso providencia-los antes.

Verifique se a manutenção do local está em dia, e confira se o espaço é bem arejado e iluminado até mesmo se o local possui ar condicionado, não se esqueça de verificar a temperatura prevista para o dia do evento, pode parecer um fator sem importância, mas que interfere em partes da sua escolha para os preparativos.

Não se esqueça de avaliar a acústica do ambiente, até mesmo para saber se os palestrantes deverão usar ou não microfone, o que também vai depender do tamanho do espaço. É importante ainda verificar se o local possui infraestrutura adequada às necessidades do evento, como número suficiente de banheiros, e capacidade para suportar os equipamentos que serão usados, quando for o caso.

Normalmente, os hotéis que dispõem de espaço para eventos corporativos costumam ser de alto padrão e, por isso, a segurança e a acessibilidade são aspectos que se pensa já estarem garantidos. Mesmo assim, é importante avaliar esses aspectos de perto para evitar imprevistos no dia ou dias do evento.

Se o seu evento for realizado em um grande centro urbano com taxas de criminalidade grandes o mais indicado, é preferir um hotel em uma região mais segura da cidade. Dessa forma, além de conferir com a administração se existem seguranças no local, veja se existem demais formas de proporcionar maior segurança aos hóspedes e visitantes.

É importante ainda que os arredores do hotel tenham ruas iluminadas e, se o evento durar mais de um dia, que tenha estabelecimentos comerciais próximos, como bancos e farmácia. Quanto à acessibilidade, prefira hotéis onde os participantes do evento possam chegar de forma mais tranquila, inclusive, se dependem do transporte público.

Se for um evento em um hotel mais longe da região central, então, é possível fazer um esquema de caronas para que todos possam chegar até o endereço com segurança. Certifique-se, de que o local escolhido para a realização do evento possui estacionamento seguro a todos os convidados com carros. Além disso, se no grupo de participantes houver portadores de necessidades especiais é essencial que o local possua as condições necessárias, como banheiros adaptados e rampas de acesso. Garanta a chegada com segurança ao local.

Já na hora de escolher o cardápio, é preciso verificar com o hotel se haverá opções para os convidados com restrições alimentares. Todos os detalhes nessa hora são mais do que importantes, inclusive, o bem-estar dos convidados. Os eventos corporativos se tornam memoráveis quando são dinâmicos e interativos. Sendo assim, invista em atividades que promovam não apenas o networking profissional, mas também o estreitamento das relações interpessoais.

Lembre-se de que uma competição esportiva é um excelente “quebra-gelo”? Então, ao escolher um hotel para eventos empresariais, verifique se há uma estrutura poliesportiva que você possa proporcionar essas atividades. A prática esportiva é uma grande aliada das atividades cerebrais. Após um breve momento de descontração, você terá uma plateia revigorada e com a mente altamente oxigenada.

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